Biuro w mieszkaniu – jak liczyć koszty?

Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym domu to coraz częstszy wybór wśród osób sterujących biznesem w „wolnych” branżach. Jednak odpowiednie i zgodne z polskimi przepisami rozliczanie kosztów takiej działalności nie dla każdego jest oczywistą sprawą. W dzisiejszym artykule sprawdzamy, jak prawidłowo wyliczać koszty „domowego” biznesu.

Jednoosobowa działalność coraz cześciej staje się wyborem młodych Polek i Polaków. Samozatrudnienie wiąże się z wieloma profitami, niemniej jednak odpowiednie i gwarantujące dobry start biznesu przygotowanie to absolutna podstawa. Jedną z pierwszych kwestii, o których powinien pomyśleć przyszły przedsiębiorca, jest oczywiście miejsce siedziby firmy. Powinno być one wybrane zgodnie ze specyfiką danej działalności.

W wielu przypadkach przedsiębiorca nie potrzebuje osobnego budynku czy lokalu na to, by móc prowadzić własny biznes. I tak na przykład copywriterzy, freelancerzy z branży reklamowej, programiści czy pisarze do wykonywania obowiązków potrzebują właściwie tylko biurka z komputerem i dostępem do szybkiego Internetu. Nie ma potrzeby, by wynajmowali oni osobny lokal czy biuro – mogą skorzystać z mniej oczywistych opcji, na jakie zezwala polskie prawo. 

Coraz częściej samozatrudnieni decydują się albo na wynajem biurka w specjalnie przeznaczonych strefach coworkingowych, albo przeniesienie biznesu do własnego mieszkania. O ile w przypadku pierwszej możliwości nikt nie ma wątpliwości co do rozliczania kosztów wynajmu, o tyle biuro we własnym mieszkaniu wciąż dla wielu pozostaje zagadką. Jak rozliczać się z fiskusem, gdy pracujemy w domu? Jakie opłaty można wrzucić w koszty? Czy konieczne jest wyznaczenie osobnego pokoju na cele związane z prowadzonym biznesem? Odpowiedź znajdziecie poniżej.

Co uznać za koszty firmowe?

Jak wynika z treści Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów przed przedsiębiorce są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z kilkoma prawnymi wyjątkami). Co niezwykle ważne, wydatek firmowy, który można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów firmy, nie może mieć znamion kosztu prywatnego dla przedsiębiorcy. 

W przypadku prowadzenia firmy we własnym mieszkaniu kluczowe znaczenie ma więc rozróżnienie, które koszty są związane bezpośrednio z prowadzeniem biznesu, a które są wydatkami prywatnymi. Fiskus ma prawo zweryfikować, czy przedsiębiorca oddziela poszczególne wydatki zgodnie z prawnymi wymogami, a tym samym czy nie dopuszcza się nadużyć podatkowych celem osiągnięcia korzyści materialnej. Z tego względu właśnie warto jest dokładnie i zgodnie ze stanem faktycznym rozdzielać koszty.

Czynsz 

Przy obliczaniu wydatków na czynsz (jeśli mieszkanie jest wynajmowane) i/lub administracyjne opłaty mieszkaniowe (potocznie, choć błędnie, zwane czynszem dla spółdzielni_ pomocne może okazać się korzystanie ze współczynnika udziału powierzchni. Jeżeli na cele działalności wykorzystywana jest jedynie część mieszkania, na przykład jeden pokój, piwnica lub garaż, wówczas należy obliczyć procentowy udział tej części w całej powierzchni mieszkania. Obliczony procent nanoszony zostaje na ogół kosztów związanych z czynszem i w ten oto sposób możliwe jest wyliczenie części „firmowej”.

Media

Wszelkie opłaty związane z mediami, a więc rachunki za prąd, wodę, gaz, kanalizację czy wywóz śmieci, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów firmy – ale tylko po odpowiednim wskazaniu udziału tychże opłat w ogóle wydatków. Nie ma możliwości wliczenia całości wydatków firmowych w koszty firmy. 

Jednym z rozwiązań, na jakie często decydują się przedsiębiorcy pracujący w domu, jest założenie osobnych liczników w celu pomiaru zużycia mediów wyłącznie na cele firmowe. Sposób ten wydaje się być bardziej zasadny i miarodajny niż stosowanie tego samego współczynnika, co w przypadku ustalania wydatków na czynsz. 

Wydatki na telefon i Internet

W przypadku telefonu ustalenie udziału kosztów firmowych w ogóle wydatków nie stanowi większego problemu. Rozdzielenie kosztów biznesowych od prywatnych jest możliwe na podstawie billingu, w oparciu o który przedsiębiorca może wstać, które połączenia były wykonane w związku z prowadzoną działalnością, a które nie. Tyczy się to telefonów bezabonamentowych, a więc usług, w których koszty połączeń naliczane są każdorazowo do wspólnego rachunku miesięcznego. 

Prostszym wyjściem jest skorzystanie z odrębnej oferty biznesowej, czyli po prostu korzystanie z osobnego telefonu służbowego i osobnego prywatnego. W tym przypadku abonament firmowy można „wrzucić w koszty”, natomiast abonament prywatny będzie musiał być całkowicie pokryty ze środków własnych przedsiębiorcy. Warto zapamiętać, iż kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca nie ma prawa zaliczyć wydatku na abonament prywatny, który jest ponoszony stale – niezależnie od tego, czy telefon był wykorzystywany w prowadzonej działalności, czy też nie.

Taka sama sytuacja, co z abonamentem na usługi telekomunikacyjne, będzie miała zastosowanie w przypadku Internetu. Najprostszym rozwiązaniem jest więc skorzystanie z dwóch pakietów – prywatnego i firmowego (poświęconego tylko kwestiom firmowym). 

Spłata kredytu hipotecznego a biuro w domu

W praktyce wielokrotnie miejsce ma sytuacja, że przedsiębiorca decyduje się na otworzenie biura w domu, przy czym lokal ten nie jest wynajmowany lecz własnościowy – zakupiony dzięki kredytowi hipotecznemu. W takim wypadku nic nie stoi na przeszkodzie, aby – podobnie jak czynsz – do kosztów uzyskania przychodów wliczone zostały odsetki od kredytu. Warto pamiętać przy tym, że do kosztów wliczany tylko taką część odsetek, jaką stanowi procent udziału powierzchni firmowej w całym lokalu.

Jak otworzyć firmę w domu – kwestie formalne

Tuż przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu przedsiębiorca powinien przygotować oświadczenie, w którym wykaże, jaką cześć mieszkania przeznaczy na potrzeby działalności. To właśnie w oparciu o ten dokument analizowane będą wszystkie późniejsze wydatki i udział kosztów firmowych w ogóle ponoszonych kosztów.

Przed rozpoczęciem prowadzenia firmy należy także sprawdzić, czy ze względów prawo-formalnych możliwe jest prowadzenie biznesu w danym budynku. W tym celu przedsiębiorca powinien zgłosić się do wspólnoty mieszkaniowej po oficjalną opinię. W przypadku chęci otworzenia we własnym lokalu profesjonalnego gabinetu (na przykład lekarskiego), w którym stale przyjmowani będą klienci, konieczna jest także zgoda od wspólnoty mieszkaniowej. 

Zgoda wymagana będzie także od właściciela lokalu w przypadku gdy przedsiębiorca wynajmuje nieruchomość na cele prywatne. Warto w tym miejscu dodać, że wielu właścicieli zabezpiecza się przed podobnymi sytuacjami i już w treści umowy najmu umieszcza zapis o tym, że lokal może być użytkowany jedynie do celów prywatnych. Niemniej zawsze możliwe jest wystąpienie do właściciela o wyrażenie pisemnej zgody na prowadzenie określonej działalności w części lub całości lokalu mieszkalnego.

Po sporządzeniu oświadczenia i zdobyciu wymaganych opinii czy zgód przedsiębiorca powinien zgłosić w starostwie powiatowym fakt uczynienia z całości lub części lokalu miejsca prowadzenia firmy. Do wniosku powinny zostać dołączone wszystkie dokumenty określone w prawie podatkowym, między innymi opis techniczny lokalu i budynku. Po udzieleniu zgody przez starostwo warto pamietać także o obowiązku aktualizacji lub zgłoszenia miejsca prowadzenia działalności w bazach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

Czy konieczne jest wyodrębnienie pomieszczenia tylko dla celów firmowych?

Do grudnia 2017 roku fiskus stał na stanowisku, że zaliczenie kosztów działalności prowadzonej we własnym mieszkaniu jako wydatków firmowych jest możliwe wyłącznie pod warunkiem wydzielenia konkretnej powierzchni w lokalu mieszkalnym na potrzeby firmy. Tego typu stanowisko nie zawsze okazywało się korzystne dla przedsiębiorców. Wobec wielu apeli i podań o liberalizację prawa skarbówka przystała na zmianę wymagań.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem fiskusa nie ma potrzeby wydzielania osobnego pokoju w lokalu, by przedsiębiorca mógł ujmować wydatki mieszkaniowe w spisie kosztów uzyskania przychodu. W rewolucyjnej interpretacji z dnia 21 grudnia 2017 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej ustanowił, że kosztem uzyskania przychodu są wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które mają związek przyczynowo-skutkowy z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu.

Jeśli przedsiębiorca postanowi uznać całość mieszkania za miejsce prowadzenia biznesu, bez wydzielania odrębnej przestrzeni czy pomieszczenia na biuro, w dalszym ciągu będzie on mógł wliczać wydatki mieszkaniowe w koszty firmowe. Niezwykle ważne jest jednak, aby wszystkie wydatki były odpowiednio udokumentowane i spełniały definicję kosztu uzyskania przychodu. W kwestii weryfikacji prawdziwości kosztów skarbówka potrafi być wyjątkowo drobiazgowa, dlatego jakiekolwiek „naginanie” sprawozdań może okazać się wyjątkowo nieopłacalne.