Zaświadczenie o zatrudnieniu jest dokumentem przydatnym w wielu sytuacjach życiowych. Mowa przykładowo o procesie kredytowym, wnioskowaniu o wypłatę świadczenia socjalnego czy staraniu się o miejsce dla dziecka w przedszkolu. Czy osoby niepracujące już w danym zakładzie mogą starać się o wydanie zaświadczenia?

Autor: Halszka Gronek
Dodano: 14.01.2020
Udostępnij:

Na dzisiejszym rynku finansowym wcale nie tak łatwo jest o kredyt na oświadczenie. Zdecydowanie częściej instytucje oferują kredyty i pożyczki na zaświadczenie o zarobkach. Dla konsumentów kwestia ta jest o tyle niekomfortowa, że muszą pofatygować się do swojego zakładu pracy z prośbą o wystawienie stosownego dokumentu. Gwoli przypomnienia, zaświadczenie o zarobkach – w przeciwieństwie do oświadczenia, które wnioskodawca wypełnia i podpisuje sam – musi zostać zatwierdzone i podpisane przez pracodawcę. W ten sposób zyskuje ono wiarygodność.

Dla tych, którzy mają dobre kontakty z szefostwem, wyegzekwowanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach powinno być czystą formalnością. Zresztą żaden pracownik, który rzeczywiście odbywa stosunek pracy w danej firmie, nie powinien mieć problemu z otrzymaniem stosownego zaświadczenia. Co jednak z tymi, którzy są na okresie wypowiedzenia lub właśnie zakończyli pracę w danym zakładzie? Czy w ich przypadku pracodawca może odmówić zaświadczenia o zatrudnieniu? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w kolejnych sekcjach poradnika. 

Zaświadczenie o zatrudnieniu – co musisz wiedzieć?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach jest dokumentem, w którym pracodawca zaświadcza, że jesteśmy związani z nim umową zatrudnienia. Deklaruje on także, na jaką kwotę opiewa nasze miesięczne wynagrodzenie. Co ważne, by zaświadczenie miało moc prawną, potrzebna jest pieczątka firmowa oraz parafka przełożonego. W przeciwieństwie do oświadczenia o zarobkach, podpisanie zaświadczenia przez osobę zatrudnioną nie wystarczy do uznania dokumentu za wiążący i prawomocny – zwłaszcza wtedy, gdy staramy się o kredyt na zaświadczenie o zatrudnieniu.

Jakie informacje znajdują się w zaświadczeniu o zatrudnieniu?

Instytucje, które wymagają przedłożenia zaświadczenia o dochodach (na przykład banki, firmy pożyczkowe, a także lokalne ośrodki pomocy społecznej) mają w zwyczaju udostępniać właściwy i obowiązujący wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Każda z tych instytucji może wymagać podania odrębnych informacji w rubrykach zaświadczenia, jednak zwykle zakres żądanych danych przedstawia się następująco:

  • miejsce zatrudnienia (nazwa zakładu pracy, numer NIP itp.),
  • dane kontaktowe do pracodawcy (adres korespondencyjnego, numer telefonu),
  • czas zatrudnienia (od kiedy obowiązuje umowa),
  • forma zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia itp.),
  • charakter wykonywanej pracy bądź zajmowane stanowisko, 
  • wysokość wynagrodzenia za ostatnie kilka miesięcy (w zależności od preferencji instytucji – brutto lub netto).

Tradycyjnie zaświadczenie o dochodach jest ważne przez 30 dni od dnia wystawienia. Po tym czasie należy ponownie zgłosić się po dokument do pracodawcy.

Obowiązek wystawienia zaświadczenia o dochodach

Niestety przepisy polskiego prawa pracy nie regulują w sposób bezpośredni obowiązku wydania zaświadczenia o zatrudnieniu przez pracodawcę. Gwoli pocieszenia warto jednak zaznaczyć, iż odpowiedź na pytanie, czy pracodawca jest zobowiązany do wystawienia takiegoż dokumentu, znaleźć można w polskim orzecznictwie. 

W postanowieniu Sądu Najwyższego z 16 września 1999 roku (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314) sąd orzekł, że powinnością pracodawcy jest dbałość o dobro pracownika oparta na zasadach współżycia społecznego. Sam Kodeks pracy (art. 94 pkt 10 ustawy) stanowi, iż „pracodawca jest obowiązany w szczególności wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego”. Jedną z możliwości realizowania takiej powinności jest pomoc w wystawieniu zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach, o którą wnioskował pracownik.

Co więcej, jak stanowi art. 16. Kodeksu pracy, „pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników”. Gwoli uściślenia, jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Wobec powyższego trudno zgodzić się ze zdaniem, że wystawianie zaświadczenia o zatrudnieniu na wniosek pracownika należy do zakresu obowiązków pracodawcy. Wszak to właśnie od tego dokumentu często zależy powodzenie wniosku kredytowego zatrudnionego czy też decyzja o przyznaniu należnego świadczenia socjalnego.

Co w przypadku wypowiedzenia?

Argumenty przytoczone w poprzedniej sekcji artykułu niemal jednoznacznie udowadniają, że pracownik powinien każdorazowo przychylić się do wniosku pracownika o wydanie zaświadczenia  zatrudnieniu i dochodach. Zasada ta będzie miała zastosowanie także w przypadku osób przebywających na okresie wypowiedzenia. Jak to możliwe? To bardzo proste. Po pierwsze, pracodawca ma możliwość dopisania w zaświadczeniu informacji o tym, że pracownik jest „na wypowiedzeniu”. Po drugie, zaświadczenie o zatrudnieniu jest zwykle ważne tylko 30 dni.

Wielu z nas zastanawia się jednak nad tym, jak powinność wystawienia zatrudnienia ma się do osób niepracujących już w danym zakładzie. Tu sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Po pierwsze, eksperci prawa pracy są zdania, że w przypadku, gdy byli pracownicy zwracają się z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, powinni oni co do zasady wskazać we wniosku cel wydania takiegoż zaświadczenia. Bez sprecyzowania celu nie ma obowiązku wydania dokumentu ze strony pracownika. 

Warto jednak zauważyć, że samo uzasadnienie prośby dotyczącej zaświadczenia nie jest dla pracodawcy wiążące. Mówiąc najprościej, jak to możliwe, wydanie dokumentu zależy od woli pracodawcy. Etyka biznesowa wskazuje, iż w miarę możliwości przedsiębiorca powinien przychylić się do prośby pracownika i wydać interesujące go zaświadczenie, zaznaczając przy tym, iż obecnie interesant nie podlega już zatrudnieniu w danej firmie. Ostateczna decyzja leży jednak po stronie pracodawcy. 

Szkoda wywołana odmową wydania zaświadczenia 

Mimo ogólnej swobody przy decydowaniu o wystawieniu bądź niewystawieniu zaświadczenia o pracy na rzecz byłego pracownika przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że w pewnych przypadkach odmowa wydania dokumentu może być potraktowana jako działanie na szkodę pracownika. Dlatego też tak ważne jest podawanie powodu, dla którego staramy się o uzyskanie dokument, bezpośrednio w treści wniosku kierowanego do pracodawcy.  

Zgodnie z artykułem 300. Kodeksu pracy (który stanowi, iż „w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy”) przed pracodawcą, który odmową wydania zaświadczenia o zatrudnieniu na rzecz byłego pracownika wyrządził mu szkodę, może zostać postawiony zarzut dopuszczenia się czynu niedozwolonego. Stanowi tak artykuł 415 Kodeksu cywilnego. 

Wyżej wskazany akt prawny przewiduje, że ten, „kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia”. Czasami naprawa szkody nie jest możliwa lub nie wystarcza do całkowitego zaspokojenia roszczeń poszkodowanego. Wówczas można pokusić się o złożenie powództwa dotyczącego wypłaty odszkodowania (w celu zrekompensowania poniesionej szkody majątkowej), a w rzadszych przypadkach – także zadośćuczynienia (jeśli doszło do krzywdy, czyli szkody niemajątkowej). 

Zaświadczenie a świadectwo pracy 

Pracownicy, którzy nie są już zatrudnieni u danego pracodawcy, lecz potrzebują dokumentu potwierdzającego wcześniejszy stosunek pracy (i wynagrodzenie), mogą spać spokojnie. Choć prawo nie nakłada na pracodawcę obowiązku wydania byłemu pracownikowi zaświadczenia o zatrudnieniu, bezwzględnie i pod rygorem odpowiedzialności karnej zobowiązuje go do wydania świadectwa pracy. Jest to dokument dobitnie i niezaprzeczalnie potwierdzający fakt podjęcia się pracy przez danego pracownika.

Pisemne świadectwa pracy wystawiane są przez pracodawcę po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku pracy. Warto jednak podkreślić w tym miejscu, że prawo gwarantuje owy przywilej jedynie pracownikom sensu stricto, a więc osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. 

W świadectwie pracy powinny znaleźć się wszystkie informacje istotne chociażby w przypadku przyszłej rekrutacji. Zalicza się do nich dane dotyczące:

  • wymiaru czasu pracy osoby zatrudnionej (1/1 etatu, 2/3 etatu, 3/4 etatu itp.);
  • okresu pozostawania w danym stosunku pracy (czas trwania umowy; informacja o tym, od kiedy i do kiedy trwała umowa);
  • zajmowanego stanowiska, charakteru pracy i pełnionych funkcji (na przykład: prace pomocnicze lub merytoryczne na stanowisku X);
  • sposobu rozwiązania stosunku pracy (wygaśnięcie umowy spisanej na czas określony, rozwiazanie umowy za porozumieniem stron, zwolnienie dyscyplinarne itp.);
  • wykorzystanych dni wolnych (mowa między innymi o wykorzystanej puli dni urlopu wypoczynkowego, urlopu rodzicielskiego, macierzyńskiego, ojcowskiego, tacierzyńskiego, okolicznościowego itp.);
  • okresów pobierania zasiłku chorobowego;
  • faktu korzystania z ochrony stosunku pracy przysługującej w związku z urlopem wychowawczym.

Świadectwo pracy na rzecz byłego pracownika to obowiązek

Wydanie świadectwa pracy w przypadku ustania stosunku pracy (zarówno rozwiązania umowy, jak i jej wygaśnięcia) należy do zakresu niezbywalnych i bezwzględnych obowiązków pracodawcy. Fakt ten potwierdza polskie prawo, a dokładniej – Kodeks pracy, czyli akt prawny regulujący wszystkie obowiązki i przywileje stron umowy o pracę.

Świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi (albo osobie pisemne upoważnionej) jeszcze w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (oczywiście z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia). Jeśli w owym dniu pracownik był nieobecny i nie wyznaczył dla siebie żadnego pełnomocnika, świadectwo powinno mu zostać listownie przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

W sytuacji, gdy pracodawca nie dopełni ustawowego obowiązku i nie wyda pracownikowi świadectwa pracy, powinien się liczyć z karą grzywny (od 1 do 30 tysięcy złotych). Co więcej, pracownikowi, który nie mógł uzyskać nowej pracy z powodu niewydania świadectwa, przysługuje także prawo do odszkodowania w równowartości jego dotychczasowego wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (maksymalnie 6 tygodni). 

Podsumowanie

Komentarze