Delegacja krajowa i zagraniczna – prawo pracy

Przepisy związane z wynagradzaniem pracownikom uczestnictwa w podróży służbowej, a także ze zwrotem kosztów poniesionych przez nich na wyżywienie, nocleg czy dojazd, są bardzo szczegółowe i restrykcyjne. W dzisiejszym artykule wskażemy najważniejsze zagadnienia dotyczące delegacji służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej. 

Delegacja służbowa – co to jest?

Delegacja służbowa to nic innego, jak po prostu podróż służbowa, a więc wyjazd związany z określonymi obowiązkami zawodowymi i poleceniem ich wypełnienia poza standardowym miejscem pracy zatrudnionego. Według treści Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku, nazywanej po prostu Kodeksem pracy, podróż służbowa wiąże się z wykonaniem zadania służbowego na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. 

Kodeks pracy stanowi, iż w związku wybyciem pracownika w delegację wypłacone powinny być mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki wypłaty tychże należności są zależne między innymi od czasu przebywania w delegacji, miejsca noclegu, sposobu dojazdu i transportu oraz faktu uczestniczenia w płatnych spotkaniach, konferencjach, targach i tym podobnych. 

Delegacja a oddelegowanie – różnice

Wyjaśniając kwestię tego, jakich profitów możemy się spodziewać w związku z poleceniem wyjazdu służbowego wydanego przez pracodawcę, kluczowe zdaje się być rozróżnienie, kiedy wyjazd służbowy jest delegacją, a kiedy dotyczy on oddelegowania pracownika do innej miejscowości. W obu tych przypadkach polskie przepisy z zakresu prawa pracy przewidują bowiem odmienne regulacje i różny sposób wynagradzania wyjazdu. 

Z delegacją mamy do czynienia wtedy, kiedy pracownik otrzymuje polecenie wyjazdu służbowego. Ten może trwać, oczywiście w zależności od danej sytuacji, kilka dni, a czasem nawet kilka tygodni  – nie ma w tej kwestii odgórnych ustaleń (choć niektórzy eksperci są zdania, iż wyjazdu powyżej trzech miesięcy nie powinno się już nazywać delegacją). Co niezwykle istotne dla rozróżnienia delegacji i oddelegowania, to fakt, iż mimo wyjazdu pracownik udający się w delegację nie zmienia miejsca zamieszkania.

O oddelegowaniu możemy mówić natomiast wtedy, gdy pracownik jest wysyłany do innego miejsca pracy. Z tego powodu zmienia się jego miejsce zamieszkania i utrudniony staje się jego bezpośredni kontakt z bliskimi. W przypadku oddelegowania, a nie delegacji, polskie prawo przewiduje wypłatę tak zwanego dodatku za rozłąkę. Natomiast za krótkotrwałą podróż służbową (delegację) pracownicy mogą liczyć na wypłatę tak zwanej diety, a także zwrotu kosztów noclegu, dojazdu, a nawet opłat parkingowych czy biletów wstępu na targi lub płatne konferencje.

Wynagrodzenie za delegację krajową

Zanim przejdziemy do wskazania kolejnych składowych wynagrodzenia związanego z delegacją służbową pracownika, ważne jest wskazanie podstawowej kwestii: Kodeks pracy przewiduje ścisłe wytyczne wypłacania należności z tytułu podróży służbowej tylko w przypadku pracowników zatrudnionych w jednostce sfery budżetowej. W przypadku pracowników zatrudnionych u prywatnych przedsiębiorców przepisy pozostawiają sporą dowolność dotyczącą wynagrodzenia za czas przebywania w delegacji. Jak więc rozliczać się za krajową podróż służbową?

W przypadku pracowników zatrudnionych w prywatnych przedsiębiorstwach dieta za czas przebywania w krajowej delegacji nie może być niższa od tej przewidzianej dla pracowników budżetówki w związku z wyjazdem krajowym. Pozostałe należności (sposób i wysokość ich wypłaty) ustalane są dowolnie, na podstawie odpowiednio:

1. układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania,
2. treści umowy o pracę – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Dopiero w przypadku gdy ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagradzania, ani umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących wynagradzania pracownika w związku z podróżą służbową, zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów dotyczących pracowników budżetówki. O nich w dalszej części artykułu.

Dieta dla pracowników budżetówki

Dieta to tak zwana kwota wypłacana pracowniki na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej (delegacji). Wysokość pełnej diety dobowej od 2013 roku wynosi niezmiennie 30 złotych. Nie zawsze jednak pełna wartość „dobówki” jest wypłacana. W przypadku podróży krótszych niż doba pracownikowi przyznawane jest:

• 0 złotych – jeśli podróż służbowa trwała mniej niż 8 godzin;
• 1/2 diety, czyli 15 złotych – jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin;
• 1/1 diety, czyli 30 złotych – jeśli podróż trwała od 12 do 24 godzin. 

Jeżeli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż jeden dzień za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 złotych / 24 godziny), a za dobę niepełną, ale rozpoczętą, odpowiednio:

• 1/2 diety, czyli 15 złotych – jeśli upłynęło do 8 godzin kolejnej doby,
• 1/1 diety, czyli 30 złotych – jeśli upłynęło więcej niż 8 godzin kolejnej doby.

Warto także dodać, iż dieta nie przysługuje, gdy pracownikowi przebywającemu poza standardowym miejscem pracy zapewniono całodzienne wyżywienie składające się z trzech posiłków. W przypadku niepełnej ilości posiłków zapewnionych przez pracodawcę, przepisy nakazują proporcjonalne pomniejszenie diety. W tym celu przyjmuje się, iż:

• śniadanie stanowi 1/4 dobowej diety – pracodawca obniża dietę o 25% z 30 złotych;
• obiad stanowi 1/2 dobowej diety – pracodawca obniża dietę o 50% z 30 złotych;
• kolacja stanowi 1/4 dobowej diety – pracodawca obniża dietę o 25% z 30 złotych.

Zwrot należności za dojazd 

W przypadku krajowej podróży służbowej to pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas delegacji. Może to być pociąg (I lub II klasa), samochód, statek, autobus lub samolot (I lub II klasa). Jeśli zatrudniony bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.

Pracownikowi budżetówki przysługuje zwrot kosztów dojazdu w wysokości rzeczywistej (potwierdzonej odpowiednim rachunkiem) lub w postaci ryczałtu. Za przejazdy autobusem, tramwajem lub taksówką ryczałt wynosi 20% diety (6,00 zł) za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Za dojazd samochodem służbowym przepisy nie przewidują wypłaty należności – chyba że pracodawcy musiał kupić paliwo za środki własne (wówczas pracodawca wypłaci mu należność zgodnie z kwotą podaną na rachunku).

Co więcej, pracodawca może wyrazić zgodę na dojazd związany z krajową podróżą służbową odbyty dzięki prywatnemu pojazdowi pracownika. W takim przypadku korzysta się z ustawowo wyznaczonej stawki kwotowej za każdy jeden kilometr przebiegu. Na chwilę obecną stawki te wynoszą odpowiednio:

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności do 900 cm3;
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności ponad 900 cm3;
• 0,2302 zł – dla motocykla;
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Na koniec warto także dodać, iż pracownikowi budżetówki przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, o ile dotyczy on dojazdu do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem. W tym wypadku podróż służbowa powinna trwać minimum 10 dni, a sam przejazd powinien odbyć się tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.

Zwrot kosztów noclegu

Za nocleg w czasie podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi sfery budżetowej przysługuje zwrot kosztów w wysokości rzeczywistej (o ile przedłoży on właściwy rachunek). Należność nie powinna jednak opiewać na kwotę wyższą niż dwudziestokrotność stawki diety (20 x 30 złotych = 600 złotych) za jedną dobę hotelową – chyba że pracodawca wyrazi na to zgodę.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu lub który nie przedłożył wymaganego rachunku fiskalnego potwierdzającego dokonanie zapłaty za nocleg, przysługuje ryczałt za każdą kolejną noc w wysokości 150% diety (45 złotych). Warto jednak dodać, iż ryczałt ten przysługuje tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 i 7.00.

Zwrot innych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej

W przypadku innych opłat, które pracownik budżetówki poniósł w związku z podróżą służbową w kraju, przysługuje zwrot w wysokości faktycznie poniesionej przez zatrudnionego. Pracownik otrzyma należność, o ile dany wydatek był zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany (na przykład) rachunkiem oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

W tym kontekście mowa jest przede wszystkim o opłatach za parkingi, bilety wstępu na różnego rodzaju targi czy konferencje, a także o kosztach dostępu do łącza internetowego, przejazdów autostradą, wynajmu samochodu i tak dalej.

Wynagrodzenie za delegację zagraniczną

Na początku warto zaznaczyć, iż Kodeks pracy przewiduje ścisłe wytyczne wypłacania należności z tytułu podróży służbowej tylko w przypadku pracowników zatrudnionych w jednostce sfery budżetowej – zarówno państwowej, jak samorządowej. W przypadku pracowników zatrudnionych u prywatnych przedsiębiorców przepisy pozostawiają sporą dowolność dotyczącą wynagrodzenia za czas przebywania w delegacji. Co przez to rozumieć?

Dieta, a więc opłata na wyżywienie pracownika w trakcie zagranicznej delegacji, nie może być niższa od tej przewidzianej dla pracowników budżetówki w ramach wyjazdu krajowego. Pozostałe kwestie dotyczące między innymi zwrotu należności za dojazd czy nocleg, ustalane są dowolnie, na podstawie odpowiednio:

1. układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania,
2. treści umowy o pracę – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Dopiero w przypadku gdy ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagradzania, ani umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących wynagradzania pracownika w związku z podróżą służbową, zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie kosztów delegacji odpowiednio według przepisów dotyczących pracowników budżetówki. O nich w dalszej części artykułu.

Dieta dla pracowników budżetówki

W przypadku wyjazdów zagranicznych pracowników sfery budżetowej dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Wykaz stawek uwzględniony jest w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 167). Jeśli podróż odbywa się do dwóch lub więcej państw, pracodawca może skorzystać z więcej niż jednej stawki. 

Oczywiście za każdą każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości dobowej. Natomiast za niepełną dobę podróży zagranicznej pracodawca powinien wypłacić:

• 1/3 diety – jeśli podróż służbowa trwała mniej niż 8 godzin;
• 1/2 diety- jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin;
• 1/1 diety – jeśli podróż trwała od 12 do 24 godzin. 

Warto także dodać, iż pracownikowi budżetówki, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej całodzienne wyżywienie składające się z trzech posiłków, przysługuje 25% diety przewidzianej dla danego kraju docelowego. W przypadku niepełnej ilości zapewnionych posiłków, przepisy nakazują proporcjonalne pomniejszenie diety. W tym celu przyjmuje się, iż:

• śniadanie stanowi 15% dobowej diety;
• obiad stanowi 30% dobowej diety;
• kolacja stanowi 30% dobowej diety.

Warto także dodać, iż pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje wcale. Jeżeli jednak owa należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi powinno zostać wypłacone wyrównanie do wysokości należnej diety

Zwrot należności za dojazd

Dojazd związany z zagraniczną podróżą służbową pracownika budżetówki rozliczany jest podobnie, co w przypadku krajowych delegacji (poprzednia sekcja artykułu). Warto jednak dodać, iż pracownikowi odbywającemu podróż poza granicę Polski przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (a także lotniska, portu itp.) w wysokości jednej diety odpowiadającej stawce dla kraju docelowego lub kraju, w którym pracownik nocował.

Ponadto pracownikowi budżetówki odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej. Obecnie wynosi on 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (kwota obliczana według stawki przewidzianej dla danego kraju). Niemniej jednak ryczałt ten nie należy się, jeśli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym samochodem lub gdy strona zagraniczna zapewniała bezpłatny dojazd.

Zwrot kosztów noclegu

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi budżetówki przysługuje zwrot kosztów w rzeczywistej wysokości (a więc w kwocie wskazanej na rachunku). Warto jednak mieć na uwadze, iż kwota za jedną dobę hotelową nie powinna przekraczać limitu określonego odpowiednio dla każdego z państw docelowych. Wykaz maksymalnych stawek znajduje się w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 167). 

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu przekraczający ogólnie ustanowiony limit – jednak stanie się tak tylko wtedy, gdy pracownik przedłoży rachunek za pobyt w hotelu. W razie nieprzedłożenia dowodu zapłaty pracownikowi przysługiwać będzie ryczałt w wysokości 25% limitu dla danego państwa. Na koniec warto dodać, iż pracownikowi nie zostanie wypłacona jakakolwiek należność, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Zwrot innych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej

W przypadku innych opłat, które pracownik budżetówki poniósł w związku z podróżą służbową za granicę, przysługuje zwrot w wysokości faktycznie poniesionej przez zatrudnionego. Pracownik otrzyma należność, o ile dany wydatek był zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany (na przykład) rachunkiem oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

O zwrocie mowa jest przede wszystkim w kontekście opłat za parkingi, bilety wstępu na różnego rodzaju targi czy konferencje, a także w kontekście kosztów dostępu do łącza internetowego, przejazdów autostradą, wynajmu samochodu i tak dalej.

Ponadto zgodnie z literą prawa możliwy jest zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg (oprócz bagażu wliczonego już w cenę biletu), ale tylko wtedy, gdy  podroż ta trwać będzie ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.