Strona główna

Faktura VAT a faktura pro forma

Faktura VAT a faktura pro forma

Halszka Gronek

27 lutego 2019

Kwestie rachunkowe dla wielu z nas są przysłowiową „czarną magią”. Niemniej jednak każdy użytkownik rynku każdego dnia doświadcza na sobie różnorakich procedur rachunkowych. Przykładem tego może być często słyszane pytanie z ust sprzedawców: „Czy wystawić fakturę?”. W dzisiejszym artykule sprawdzimy, czym jest faktura VAT i czym różni się od faktury pro forma.

Spis treści

1. Co to jest faktura?
2. Faktura VAT.
3. Faktura pro forma.
4. Różnice: faktura VAT a faktura pro forma.
5. Podstawa prawna.
7. Podsumowanie.

Co to jest faktura?

Faktura to nic innego, jak oficjalny dokument potwierdzający zaistnienie sprzedaży miedzy poszczególnymi stronami transakcji. W powszechnym obiegu faktura jest więc pisemnym dowodem za dokonanie legalnego zakupu produktu lub usługi. W Polsce faktura może być wystawiana zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i w formie elektronicznej (e-faktura).

Co bardzo ważne, wystawienie i przekazanie drugiej stronie transakcji faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Jednak nie każdy dokument potwierdzający dokonanie transakcji może być nazywany fakturą. Musi on posiadać obligatoryjne elementy faktury – ich lista poniżej.

Jakie elementy musi posiadać faktura?

Chodzi o takie informacje, jak:

data wystawienia dokumentu;
indywidualny numer faktury (nadany w ramach jednej serii, a co za tym idzie – w sposób jednoznaczny identyfikujący dany dokument);
nazwa oraz adres wystawcy faktury;
nazwa oraz adres odbiorcy faktury;
numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury oraz jego odbiorcy (NIP sprzedawcy i kupującego);
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, o ile taka data jest określona i o ile różni się ona od daty wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym sprzedawca może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży);
nazwa towaru lub usługi;
miara i ilość/liczba dostarczonych przez sprzedawcę towarów lub usług;
cena jednostkowa towaru/usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
wartość wszelkich udzielonych przez sprzedawcę rabatów;
wartość wszystkich dostarczonych przez sprzedawcę towarów/usług, objętych daną transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawka podatku i jej kwota wyliczona od sumy wartości sprzedaży;
kwota należności ogółem.

Warto w tym miejscu dodać, iż od początku 2013 roku nie ma już konieczności zamieszczania na fakturze nazwy „Faktura VAT”. Co więcej, od 2011 roku zniesiona została konieczność wystawiania egzemplarzy dokumentu oznaczonych jako odpowiednio „kopia” lub „oryginał”.

Faktura VAT

Faktura VAT to szczególny dowód transakcji wystawiany przez czynnych podatników podatku od towarów i usług (nazywanego w skrócie podatkiem VAT). Można więc powiedzieć, że faktura VAT to po prostu klasyczna faktura, tyle że wystawiają ją vatowcy. Co ciekawe, faktura VAT nie musi posiadać określenia rodzaju faktury (dopisku „Faktura VAT”) – dla celów rozliczeniowych wystarczy bowiem samo określenie „faktura”.

Obowiązek wystawiania tego typu faktur mają przede wszystkim:

zarejestrowani i czynni podatnicy VAT w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców;
zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – jedynie na wyraźne żądanie nabywcy;
osoby fizyczne prowadzące przedsiębiorstwo (na przykład jednoosobową działalność gospodarczą) w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Faktury zwykłe, czyli „Faktury bez VAT” mogą wystawiać jednostki podmiotowo zwolnione z VAT-u. Mowa o przedsiębiorcach, którzy spełnili kryteria opisane w ustawie o VAT, z racji czego nie zostali oni objęci obowiązkowym opłacaniem taksy od towarów i usług. Na mocy podstawy prawnej warynek ten brzmi następująco:

Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

(Art. 112. ust. 1. ustawy o VAT)

Faktura pro forma

Faktura pro forma to kolejny z rodzajów faktur, jakie obowiązują w powszechnym obiegu. Jej nazwa wywodzi się z łacińskiego sformułowania pro forma oznaczającego mniej więcej tyle, co „ze względu na formę”, „powierzchownie” czy „dla pozorów”. Faktura pro forma nie jest fakturą sensu stricto – a więc księgowo uznawanym i rozliczanym dokumentem. Jest fakturą jedynie „powierzchownie”, „pozornie”. Dlaczego?

Oczywiście, faktura pro forma przypomina wyglądem klasyczną fakturę – często nawet jest identyczna. Jest ona jednak opatrzona tytułem „Faktura pro forma”. Podobnie jak zwyczajna faktura, tak i ten rodzaj dokumentu pełni funkcję pisemnego potwierdzenia zawartej transakcji sprzedażowej. Mimo tego jednak faktura pro forma nie powoduje powstania skutków księgowo-podatkowych – czyni to natomiast klasyczna faktura czy faktura VAT.

Celem wystawienia faktury pro forma jest jedynie udokumentowanie zajścia konkretnej sprzedaży między stronami transakcji. Wystawienie takowego dokumentu odbywa się bez jednoczesnego wywołania obowiązku jego zaksięgowania i opodatkowania. Formalnie przypina więc on pełnowymiarową i klasyczną fakturę, lecz w praktyce nie wywołuje typowych dla faktury skutków prawnych (rachunkowych).

Faktura pro forma jest dokumentem szczególnie popularnym w przypadku handlu detalicznego, gdzie nabywcą jest osoba fizyczna niebędąca płatnikiem VAT. Równie często faktury pro forma wykorzystywane są jako zaledwie oferty zawarcia przyszłych transakcji. Dokument taki daje bowiem możliwość dopracowania warunków oferty i ich późniejszego sformalizowania w klasycznej fakturze.

Różnice: faktura VAT a faktura pro forma

Faktura pro-forma, w odróżnieniu do klasycznej faktury, nie jest dokumentem księgowym. Oznacza to, iż wystawienie faktury pro forma nie powoduje żadnych skutków w zakresie podatku VAT. Wraz z jej wystawieniem nie powstaje ani obowiązek zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku przez sprzedawcę, ani nie zostaje wyliczona postawa do odliczenia VAT-u w przypadku kontrahenta.

Celem wystawienia faktury pro forma może być na przykład potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Nigdy nie jest to jednak potwierdzenie spieniężenia transakcji przez strony rozliczające się z podatku. Jedynym dokumentem jaki na to pozwala, jest właśnie klasyczna faktura czy też faktura VAT.

Podstawa prawna

Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Dokument ten znajduje się w Dzienniku Ustaw nr 54 na rok 2004, pod pozycją 535.

Ustawa o VAT wyjaśnia najważniejsze kwestie dotyczące faktury w sposób następujący:

PODSTAWA PRAWNA

Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług

Dział I
Przepisy ogólne

Art. 2
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o […] fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

[…]

Art. 106b.
1. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług […] dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności o których mowa w pkt 1 i2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów […].

Kwestię faktur pro forma wyjaśnia natomiast Ministerstwo Finansów w jednej ze swych oficjalnych publikacji:

PODSTAWA PRAWNA

Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Oficjalne wyjaśnienie Ministerstwa Finansów,
źródło: finanse.mf.fov.pl.

Podsumowanie

Faktura VAT a faktura pro forma | Najważniejsze informacje i różnice

Faktura to nic innego, jak oficjalny dokument potwierdzający zaistnienie sprzedaży miedzy poszczególnymi stronami transakcji.
Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników faktur, jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
Nie każdy dokument potwierdzający dokonanie transakcji może być nazywany fakturą. Musi on bowiem posiadać obligatoryjne elementy faktury, jakich lista wypisana została w ustawie.
Faktura VAT to szczególny dowód transakcji wystawiany przez czynnych podatników podatku od towarów i usług (nazywanego w skrócie podatkiem VAT).
Można powiedzieć, że faktura VAT to po prostu klasyczna faktura, tyle że wystawiają ją vatowcy (podatnicy VAT-u).
Co ciekawe, faktura VAT nie musi posiadać określenia rodzaju faktury (dopisku „Faktura VAT”) – dla celów rozliczeniowych wystarczy bowiem samo określenie „faktura”.
Faktura pro forma nie jest fakturą sensu stricto – a więc księgowo uznawanym i rozliczanym dokumentem. Jest fakturą jedynie „powierzchownie”, „pozornie”.
Faktura pro forma przypomina wyglądem klasyczną fakturę – często nawet jest identyczna. Jest ona jednak opatrzona tytułem „Faktura pro forma”.
W świetle prawa faktura pro forma nie powoduje powstania skutków księgowo-podatkowych – czyni to natomiast klasyczna faktura czy faktura VAT.
Celem wystawienia faktury pro forma jest jedynie udokumentowanie zajścia konkretnej sprzedaży między stronami transakcji, a także potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji.