Druk RMUA – co to jest?

Każdy płatnik składek powinien conajmniej raz w roku wystawiać na rzecz ubezpieczonych raport RMUA. Sprawdziliśmy, do czego służy owy dokument, jakie zawiera informacje i co się stanie, jeśli pracodawca zaniecha jego wydawania. 

RMUA – co to jest?

RMUA to skrótowa nazwa Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego – imiennego raportu wystawianego przez płatnika składek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokument ten jest comiesięcznym sprawozdaniem z faktu opłacania przez pracodawcę składek ubezpieczenia na rzecz pracownika. Co więcej, RMUA potwierdza dane ubezpieczonego i determinuje ich istnienie na listach ZUS-u.

Według obecnie obowiązujących przepisów prawnych każdy płatnik składek (pracodawca) zobowiązany jest do przekazywania ubezpieczonemu (pracownikowi) informacji o składkach przekazanych za niego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Informacje te płatnik składek może przekazywać właśnie na formularzu ZUS RMUA (oficjalny imienny raport miesięczny) lub w każdej innej formie, jeżeli będzie ona spełniać wymogi prawne. 

Aktem prawnym, jaki determinuje warunki wydawania raportów ubezpieczenia, jest Ustawa z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Dokument ten wszedł w życie wraz z początkiem 1999 roku. Jego ujednoliconą treść znaleźć można w Dzienniku Ustaw nr 137 na rok 1998, pod pozycją 887. 

Kto wystawia RMUA?

W świetle przepisów narzuconych przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych do wystawiania Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego (druk RMUA) zobowiązany jest płatnik składek. W praktyce oznacza to, iż raport RMUA wypełnia pracodawca i dostarcza go osobie ubezpieczonej, której owy dokument dotyczy – właściwemu pracownikowi. 

Warto wyjaśnić, iż pracodawca ma obowiązek przekazywania pracownikowi kompletu deklaracji RMUA przynajmniej raz w roku – najpóźniej do dnia 28 lutego. Jeśli jednak dany pracownik wyrazi chęć otrzymywania imiennych raportów częściej, przykładowo raz w miesiącu, płatnik składek nie będzie miał prawa odmówić. 

Sytuacja jest podobna w przypadku comiesięcznego wystawiania raportu RMUA na rzecz pracownika. Jeśli przedsiębiorca przekazuje RMUA co miesiąc, nie musi wystawiać już rocznego, zbiorczego raportu. Jeśli jednak zostanie on o to poproszony przez pracownika, nie będzie miał możliwości odmówienia. Jest to bowiem jeden z pracowniczych obowiązków, za niewypełnienie których grozi kara grzywny (nawet do 30 000 złotych!).

Do czego służy RMUA?

Informacja dla ubezpieczonego w formie imiennego raportu RMUA służy przede wszystkim udokumentowaniu faktu podlegania danego pracownika ubezpieczeniu zdrowotnemu. Raport RMUA pozwala tym samym skorzystać z publicznej opieki zdrowotnej (nie tylko podstawowej, lecz i specjalistycznej). 

Choć większość pracowników nie ma problemu z zapisaniem się do lekarza bez owego druku, w elektronicznym systemie często zdarzają się błędy – wtedy właśnie warto okazać raport potwierdzający ubezpieczenie. 

Dzięki miesięcznemu raportowi imiennemu pracownik może też sprawdzić, jaki jest stan jego konta w ZUS. Dokument przedstawia proste zestawienie opłaconych składek społecznych: na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, a także na chorobowe i wypadkowe.

Co więcej, raport RMUA ułatwia weryfikację statusu stanu konta w Otwartym Funduszu Emerytalnym. Wystarczy, że zainteresowany pracownik, otrzymawszy swój raport od szefa, porówna kwoty składek, które są podane w informacji RMUA, z tymi, które otrzymuje z OFE.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż pracownik ma prawo złożenia u płatnika składek wniosku o sprostowanie informacji podanych w raporcie RMUA. Możliwość ta przysługuje bez wyjątku – za każdym razem, gdy tylko zauważymy, że raport jest błędny.

Pracodawca natomiast jest zobowiązany sprawdzić, czy przekazał do ZUS prawidłowe dane. W terminie do 60 dni od otrzymania wniosku pracownika o sprostowanie danych powinien on poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku. Zaniechanie tego obowiązku będzie poważnym naruszeniem zapisów Kodeksu pracy. 

Kiedy otrzymamy RMUA?

Pracodawca ma obowiązek przekazywania pracownikowi imiennego raportu RMUA przynajmniej raz w roku – najpóźniej do dnia 28 lutego. Jeśli jednak dany pracownik wyrazi chęć otrzymywania imiennych raportów częściej, przykładowo raz w miesiącu, płatnik składek nie będzie miał prawa odmówić. 

Sytuacja jest podobna w przypadku comiesięcznego wystawiania raportu RMUA na rzecz pracownika. Jeśli przedsiębiorca przekazuje RMUA co miesiąc, nie musi wystawiać już rocznego, zbiorczego raportu. Jeśli jednak zostanie on o to poproszony przez pracownika, nie będzie miał możliwości odmówienia. Niewywiązanie się z owego obowiązku będzie równoznaczne z naruszeniem zapisów Kodeksu Pracy. 

W praktyce pracowniczej raporty RMUA wystawiane są najczęściej raz na dwanaście miesięcy – na początku każdego roku kalendarzowego. Wtedy to właśnie działy kadr i księgowości najpilniej zajmują się przygotowywaniem deklaracji podatkowych, a wraz z nimi – raportów o ubezpieczeniu. Warto jednak pamiętać, iż pracownik ma prawo do otrzymania druku RMUA na każde żądanie – na przykład wtedy, gdy błąd w systemie NFZ-u uniemożliwi mu skorzystanie ze specjalistycznej pomocy lekarskiej. 

Co, jeżeli nie otrzymamy RMUA?

Pracodawca ma obowiązek przekazywania pracownikowi imiennego raportu o ubezpieczeniu na każde jego żądanie. W przypadku braku zainteresowania ze strony pracownika, płatnik składek i tak pozostaje objęty obowiązkiem. Raporty RMUA może on wystawiać w dowolnej częstotliwości, jednak nie rzadziej, niż raz w roku (do końca lutego).  

Jeśli pracodawca zaniecha swych obowiązków i zaprzestanie wydawania pracownikowi raportów RMUA, ubezpieczony ma prawo zgłoszenia owego faktu do Państwowej Inspekcji Pracy. Organ ten przeprowadzi kontrolę w firmę i sprawdzi, czy dokumentacja pracownicza jest prowadzona oraz przechowywana według ściśle określonych przepisów. Na kontroli ze strony inspektoratu sprawa jednak nie musi się skończyć. W końcu:

Niestety, niewystawianie raportów RMUA może mieć przykre konsekwencje dla ubezpieczonego. Przykładowo pracownik może zostać zmuszony do zapłacenia za publiczne usługi medyczne, bowiem z powodu braku raportu RMUA nie miał możliwości udowodnienia, iż podlega on ubezpieczeniu zdrowotnemu. 

W takim przypadku poszkodowany pracownik może wystąpić z roszczeniem i nakazać nierzetelnemu pracodawcy naprawienie szkody powstałej w wyniku nienależytego wykonania obowiązków związanych z umową o pracę. Podstawą do tego jest następujący zapis:

Jak wypełnić RMUA?

Druk RMUA składa się z IV działów podzielonych na kolejne części:

1. Dział I. DANE ORGANIZACYJNE – w tej części wpisujemy identyfikator raportu (najcześciej z datą jego sporządzenia – w formacie numer/MM/RR);
2. Dział II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK – rubryka poświęcona informacjom na temat pracodawcy, na przykład jego NIP-owi, REGON-owi itp.;
3. Dział III. A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ – należy wpisać informacje dotyczące pracownika, na rzecz którego wystawiany jest dany raport (między innymi: imię oraz nazwisko ubezpieczonego);
4. Dział II. B. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE – w tym miejscu pracodawca wpisuje odpowiednie kwoty składek społecznych (emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych), z zaznaczeniem, jaka jest ich podstawa wymiaru i kto w jaki sposób pokrył owe koszty;
5. Dział II. C. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE – podobnie jak w poprzednim punkcie, pracodawca określa, jaką kwotę składki opłacił (tym razem na ubezpieczenie zdrowotne), jaka była podstawa wymiaru i kto w jakim procencie pokrył owe koszty;
6. Dział III. E – H. KWOTY PRZYCHODU– w tych rubrykach płatnik wpisuje kwotę przychodu uzyskanego przez ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym, jaki stanowił podstawę do wyliczenia odpowiednich składek;
7. Dział III. I. OKRESY WYKONYWANIA PRACY NAUCZYCIELSKIEJ – dotyczy pracy nauczycielskiej wykonywanej w placówkach, o których mowa w art. 2. pkt. 1. ustawy o nauczycielskich świadczeniach rekompensacyjnych z 2009 roku;
8. Dział IV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK – w tym miejscu płatnik wypełniający raport potwierdza, iż sporządził dokument zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym; oświadczenie zwieńcza podpisem i datą wypełnienia raportu.

Pytania i odpowiedzi

Czy RMUA dotyczy także zleceniobiorców?

Tak. Druk RMUA wypełnia każdy płatnik składek – niezależnie od podstawy opłacania należności wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Tak jak pracodawca wystawia raport imienny na rzecz pracownika, tak zleceniodawca powinien wystawiać owy dokument na rzecz zleceniobiorcy. 

Oczywiście w przypadku umowy zlecenia nie wszystkie rubryki formularza RMUA będą wypełnione – bo w zależności od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy nie będzie on musiał podlegać wszystkim formom ubezpieczenia. 

Więcej szczegółów o ZUS-owskim ubezpieczeniu zleceniobiorców znaleźć można w naszym artykule poświęconym umowie zlecenia: https://www.zadluzenia.com/umowa-zlecenie-wzor/

Czy pracownik placówki medycznej może poprosić o druk RMUA? 

Tak. Druk RMUA jest jednym z dokumentów, jakie mogą potwierdzić fakt objęcia pracownika ubezpieczeniem zdrowotnym. Druk ten może przydać się wówczas, gdy z jakieś powodu (być może zwykłej pomyłki systemy) nie widniejemy na listach Narodowego Funduszu Zdrowia jako osoby uprawnione do skorzystania ze specjalistycznej pomocy publicznej opieki medycznej. 

Oprócz druku RMUA w przypadku pracowników lub zleceniobiorców często wymagane bywa także zaświadczenie o ciągłym podleganiu stosunkowi pracy lub wykonywaniu zlecenia. Wymóg ten obowiązuje zwłaszcza wtedy, gdy raport RMUA nie jest aktualny (został wydany więcej niż miesiąc wcześniej).

Czy RMUA dotyczy także wykonawców dzieła?

Niestety nie. Wykonawcy dzieła w świetle obowiązujących regulacji prawnych nie podlegają z owego tytułu jakimkolwiek ubezpieczeniom ZUS-owskim. Oznacza to, iż zamawiający dzieło nie opłaca składek za wykonawcę dzieła. Tym samym nie musi on wystawiać raportu RMUA.

Więcej informacji o umowie o dzieło i ubezpieczaniach z nią związanych znaleźć można tutaj. 

Gdzie znajdę druk RMUA?

Oficjalny druk raportu RMUA dostępny jest pod nazwą „Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej”. Formularz ten można otrzymać stacjonarnie – w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, choć dla wielu płatników o wiele wygodniejszym sposobem może okazać się skorzystanie z wersji elektronicznej. 

Cyfrowy formularz RMUA znaleźć można bez problemu na oficjalnej stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (w wersji zaktualizowanej na dzień 1 stycznia 2019 roku) lub na witrynie www.druki.gofin.pl. W drugim przypadku dostępna będzie nie tylko standardowa wersja pliku .pdf, lecz także plik w formacie „GOFIN” – z możliwością elektronicznego wypełnienia i zapisania zmian. 

Podsumowanie