E-faktura – na czym polega?

E-faktura – na czym polega?

author
Halszka Gronek
09 listopada 2018
XXI wiek wprowadził polskie społeczeństwo w erę hipercyfryzacji i elektonizacji. Niemal każdy element otaczającego nas świata posiada dzisiaj cyber-odpowiednik. Nie inaczej jest w przypadku faktury - doczekała się ona swego elektronicznego zamiennika, czyli e-faktury. 

 
Spis treści:
1. E-faktura – co to jest?
2. Podstawa prawna.
3. Jak wygląda e-faktura?
4. Kto może wystawić e-fakturę?
5. Kiedy i jak wystawić e-fakturę?
6. Przechowywanie e-faktury.
7. Podsumowanie.

 

E-FAKTURA – CO TO JEST?

E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami. Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej.
 

Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność (brak kosztów związanych z wysyłką pocztową faktury do kupującego), bezpieczeństwo transakcji (minimalizacja ryzyka niedostarczenia faktury przez pocztę) oraz wygoda przechowywania (plik z fakturą nie zajmuje tyle miejsca, co papierowy dokument archiwizowany w księgowości danej firmy). 
 

Co istotne jednak, w przypadku e-faktur konieczne jest pisemne zaakceptowanie przez jej odbiorcę elektronicznego sposobu przesyłania dokumentu sprzedaży. Podatnik powinien także przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych. Czas archiwizacji nie różni się w tym przypadku od faktur tradycyjnych, przechowywanych w wersjach papierowych. 

 

PODSTAWA PRAWNA

Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Dokument ten. Znajduje się w Dzienniku Ustaw nr 54 na rok 2004, pod pozycją 535. 
 

We wskazanej wyżej podstawie prawnej definicje faktury oraz faktury elektronicznej zostały przedstawione następująco:

 

Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku 

o podatku od towarów i usług
 

Dział I
Przepisy ogólne
 

Art. 2
 

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
 

[…]

31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na
jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej
wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

 

JAK WYGLĄDA E-FAKTURA?

W przypadku wystawiania przez przedsiębiorcę e-faktury obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu tradycyjnych faktur papierowych. Wynika stąd, iż faktury mogą przybierać dowolny kształt nadany im przez wystawcę, lecz co istotne – muszą zawierać prawnie określone elementy. Są to:
 

  • data wystawienia e-faktury;

  • indywidualny numer e-faktury (nadany w ramach jednej serii, a co za tym idzie – w sposób jednoznaczny identyfikujący dany dokument);

  • nazwa oraz adres wystawcy e-faktury;

  • nazwa oraz adres odbiorcy e-faktury;

  • numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury oraz jego odbiorcy (NIP sprzedawcy i kupującego);

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, o ile taka data jest określona i o ile różni się ona od daty wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym sprzedawca może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży);

  • nazwa towaru lub usługi;

  • miara i ilość/liczba dostarczonych przez sprzedawcę towarów lub usług;

  • cena jednostkowa towaru/usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

  • wartość wszelkich udzielonych przez sprzedawcę rabatów;

  • wartość wszystkich dostarczonych przez sprzedawcę towarów/usług, objętych daną transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawka podatku i jej kwota wyliczona od sumy wartości sprzedaży;

  • kwota należności ogółem.

 

 

KTO MOŻE WYSTAWIĆ E-FAKTURĘ?

Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest – tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej – każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Do tej grupy uprawnionych zalicza się każdego przedsiębiorcę, który:
 

  • jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;

  • jest zwolniony z VAT bez względu na to, czy dokonał odpowiedniej w rejestracji Urzędzie Skarbowym na druku VAT-R, czy też nie;

  • wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą.

E-fakturę na rzecz danego podatnika może wystawiać w jego imieniu osoba upoważniona do tego – a w szczególności wybrany przedstawiciel podatkowy w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Co równie istotne, e-faktura może być także wystawiona przez inne jednostki organizacyjne, które na mocy odrębnych przepisów prawnych nie prowadzą działalności gospodarczej, lecz dokonują sprzedaży oraz świadczą określone usługi. Mowa tu między innymi o niektórych stowarzyszeniach oraz fundacjach.

E-fakturę może również wystawić sam nabywca towarów i usług – pod jednym, prawnie określonym warunkiem: konieczne jest zawarcie specjalnej umowę, na mocy której nabywca towarów/usług zostanie upoważniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dostawcy. W treści takowej umowy powinna być także określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę. 
 

Co istotne jednak, nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy jedynie takie e-faktury, jakie dokumentować będą:
 

  • dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz danego podmiotu;

  • przekazanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży;

  • dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika zarejestrowanego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

Na sam koniec warto dodać, iż e-fakturę w imieniu podatnika (w tym wąskim przypadku – dłużnik) mogą również wystawiać organy egzekucyjne, jakie wskazane zostały w treści w Ustawy z dnia 17. czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji), a także komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego. W takim przypadku e-fakturę wystawia się w imieniu dłużnika, jeżeli spoczywał na nim obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów.

 

KIEDY I JAK WYSTAWIĆ E-FAKTURĘ?

Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiają niemal wszystkie podmioty rynkowe – począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.
 

Zgodnie z treścią omawianej wyżej podstawy prawnej (Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług) o tym, czy dany dokument jest fakturą – także elektroniczną – nie decyduje jego nazwa podana w nagłówku pliku, lecz odpowiedniej dane, jakie zawarte. Zostały w danym dokumencie. Jeśli e-faktura nie będzie zawierała elementów wymaganych przez Ustawę (pisaliśmy o tym w sekcji Jak wygląda e-faktura?), niezostanie ona uznana za prawnie obowiązującą i wiążącą obowiązkiem zapłaty fakturę. 
 

E-faktura powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach – jednym dla jej wystawcy, a drugim dla adresata. Zgodnie z treścią ustawy o VAT za obowiązującą e-fakturę można uznać np. za e-mail z załącznikiem w formacie PDF, faks otrzymany drogą elektroniczną, a także zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe – pod warunkiem, że nie zostały one wcześniej wprowadzone do obrotu w tredycyjnej wersji papierowej.

Podstawowe zasady dotyczące wystawiania faktur (w tym także i elektronicznych) zakładają, iż na wystawianie faktury podatnik (sprzedawca) ma czas do 15. dnia tego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od tejże zasady istnieją  jednak pewne odstępstwa. Dotyczą one:
 

  • usług budowlanych i budowlano-montażowych – w ich przypadku fakturę należy wystawić do 30 dni od dnia wykonania danej usługi;

  • dostaw m.in. książek drukowanych – w ich przypadku fakturę należy wystawić w terminie do 60 dni od daty wydania towaru na rzecz nabywcy;

  • dokonywania czynności polegających na drukowaniu m.in. książek – w ich przypadku fakturę należy wystawić w terminie do 90 dni od daty wydania towaru na rzecz nabywcy;

  • dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz faktu świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej – w ich przypadku fakturę należy wystawić zgodnie z upływem terminu płatności.

 

PRZECHOWYWANIE E-FAKTURY

Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Tak rozległy czas przechowywania faktur wynika z obowiązku udostępnienia odpowiednim organom podatkowym lub skarbowym dowodów przeprowadzanych transakcji w razie ewentualnej kontroli. 
 

E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, co oznacza, iż nie ma konieczności trzymania ich w wydrukowanej wersji papierowej. Pozawala to zaoszczędzić nie tylko miejsce, lecz także i papier, który w wielu działach księgowości i tak zużywany jest już w ogromnych ilościach. 
 

Co istotne jednak, e-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by spełniać trzy określone warunki: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. 

Przechowywana e-faktura powinna spełniać wszystkie prawnie określone wytyczne od chwili jej wystawienia, aż do momentu nastania przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokument ten musi być być również łatwy do odszukania – na wypadek wizyty organów kontrolujących (np. Urzędu Skarbowego). 
 

Wszystko to dlatego, że jeśli dana kontrola faktycznie będzie miała miejsce, płatnik zobowiązany będzie do bezzwłocznego udostępnienia e-faktury upoważnionemu przedstawicielowi organów administracji państwowej.

Jeśli dany podatnik chce przechowywać swoje dokumenty (w tym także e-faktury) na terenie innego państwa członkowskiego UE lub kraju wykraczającego poza obszary unijne, musi on powiadomić o tym zamiarze odpowiednie organy: naczelnika Urzędu Skarbowego i naczelnika Urzędu Celnego. 

 

PODSUMOWANIE

1) Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiane są przez niemal wszystkie podmioty rynkowe – począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.
 

2) E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami. 
 

3) Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
 

4) Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej. Oba te dokumenty obowiązują na równym poziomie. 
 

5) Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność pieniędzy i papieru, bezpieczeństwo transakcji oraz wygodę przechowywania.
 

6) Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest – tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej – każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
 

7) W prawnie określonych przypadkach do wystawienia e-faktury w imieniu podatnika uprawnione mogą być także inne osoby, m.in. jego prawnie upoważniony przedstawiciel lub organ prowadzący wobec niego czynności egzekucyjne. 

8) Podatnik powinien przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych.
 

9) Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
 

10) E-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by nie było problemu z rozszyfrowaniem trzech jej cech: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wszystkie komentarze

niki
niki
2018-11-16 12:00:30

super

Podobne artykuły

Bank Spółdzielczy w Gorlicach sesje przychodzące i wychodzące
Bez kategorii
author
Patryk Byczek
16 września 2019

Bank Spółdzielczy w Gorlicach sesje przychodzące i wychodzące

Santander Bank Polska w Cieszynie
Oddziały
author
Patryk Byczek
26 maja 2019

Santander Bank Polska w Cieszynie

Kampania społeczna Santander Bank Polska
Bez kategorii
author
Patryk Byczek
11 grudnia 2018

Kampania społeczna Santander Bank Polska

Kredyt konsolidacyjny Mońki
Kredyty miasta
author
Patryk Byczek
21 czerwca 2022

Kredyt konsolidacyjny Mońki

Co może zająć komornik sądowy?
Dla zadłużonych
author
Dominika Sobieraj
24 grudnia 2022

Co może zająć komornik sądowy?

Porównaj