E-faktura – na czym polega?

E-faktura – na czym polega?

author
Halszka Gronek
04 sierpnia 2023
Ekspertka finansowa na zadluzenia.com, ukończyła dziennikarstwo i socjologię na Uniwersytecie Gdańskim. Autorka kompendiów wiedzy na temat społecznych aspektów świata finansów i ekonomii.

XXI wiek wprowadził polskie społeczeństwo w erę hipercyfryzacji i elektonizacji. Niemal każdy element otaczającego nas świata posiada dzisiaj cyber-odpowiednik. Nie inaczej jest w przypadku faktury – doczekała się ona swego elektronicznego zamiennika, czyli e-faktury.

Spis treści:

  1. E-faktura - co to jest?
  2. Podstawa prawna
  3. Jak wygląda e-faktura?
  4. Kto może wystawić e-fakturę?
  5. Kiedy i jak wystawić e-fakturę?
  6. Przechowywanie e-faktury
  7. Pytania i odpowiedzi
Zwiń spis treści

E-faktura - co to jest?

E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami. Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej.

Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność (brak kosztów związanych z wysyłką pocztową faktury do kupującego), bezpieczeństwo transakcji (minimalizacja ryzyka niedostarczenia faktury przez pocztę) oraz wygoda przechowywania (plik z fakturą nie zajmuje tyle miejsca, co papierowy dokument archiwizowany w księgowości danej firmy).

Co istotne jednak, w przypadku e-faktur konieczne jest pisemne zaakceptowanie przez jej odbiorcę elektronicznego sposobu przesyłania dokumentu sprzedaży. Podatnik powinien także przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych. Czas archiwizacji nie różni się w tym przypadku od faktur tradycyjnych, przechowywanych w wersjach papierowych.

Szukasz najlepszych ofert kredytowych? Sprawdź:

Kredyty gotówkowe – do 200 000 zł

Kredyty konsolidacyjne – zamień wiele rat w jedną

Kredyty hipoteczne – na własne mieszkanie

Podstawa prawna

Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Dokument ten. Znajduje się w Dzienniku Ustaw nr 54 na rok 2004, pod pozycją 535.

We wskazanej wyżej podstawie prawnej definicje faktury oraz faktury elektronicznej zostały przedstawione następująco:

Dział I
Przepisy ogólne

Art. 2

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

[…]

31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na
jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej
wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak wygląda e-faktura?

W przypadku wystawiania przez przedsiębiorcę e-faktury obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu tradycyjnych faktur papierowych. Wynika stąd, iż faktury mogą przybierać dowolny kształt nadany im przez wystawcę, lecz co istotne – muszą zawierać prawnie określone elementy. Są to:

  • data wystawienia e-faktury;
  • indywidualny numer e-faktury (nadany w ramach jednej serii, a co za tym idzie – w sposób jednoznaczny identyfikujący dany dokument);
  • nazwa oraz adres wystawcy e-faktury;
  • nazwa oraz adres odbiorcy e-faktury;
  • numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury oraz jego odbiorcy (NIP sprzedawcy i kupującego);
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, o ile taka data jest określona i o ile różni się ona od daty wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym sprzedawca może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży);
  • nazwa towaru lub usługi;
  • miara i ilość/liczba dostarczonych przez sprzedawcę towarów lub usług;
  • cena jednostkowa towaru/usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
  • wartość wszelkich udzielonych przez sprzedawcę rabatów;
  • wartość wszystkich dostarczonych przez sprzedawcę towarów/usług, objętych daną transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawka podatku i jej kwota wyliczona od sumy wartości sprzedaży;
  • kwota należności ogółem.

Kto może wystawić e-fakturę?

Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest – tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej – każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Do tej grupy uprawnionych zalicza się każdego przedsiębiorcę, który:

  • jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
  • jest zwolniony z VAT bez względu na to, czy dokonał odpowiedniej w rejestracji Urzędzie Skarbowym na druku VAT-R, czy też nie;
  • wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą.

E-fakturę na rzecz danego podatnika może wystawiać w jego imieniu osoba upoważniona do tego – a w szczególności wybrany przedstawiciel podatkowy w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Co równie istotne, e-faktura może być także wystawiona przez inne jednostki organizacyjne, które na mocy odrębnych przepisów prawnych nie prowadzą działalności gospodarczej, lecz dokonują sprzedaży oraz świadczą określone usługi. Mowa tu między innymi o niektórych stowarzyszeniach oraz fundacjach.

E-fakturę może również wystawić sam nabywca towarów i usług – pod jednym, prawnie określonym warunkiem: konieczne jest zawarcie specjalnej umowę, na mocy której nabywca towarów/usług zostanie upoważniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dostawcy. W treści takowej umowy powinna być także określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę.

Co istotne jednak, nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy jedynie takie e-faktury, jakie dokumentować będą:

  • dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz danego podmiotu;
  • przekazanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży;
  • dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika zarejestrowanego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

Na sam koniec warto dodać, iż e-fakturę w imieniu podatnika (w tym wąskim przypadku – dłużnik) mogą również wystawiać organy egzekucyjne, jakie wskazane zostały w treści w Ustawy z dnia 17. czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji), a także komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego. W takim przypadku e-fakturę wystawia się w imieniu dłużnika, jeżeli spoczywał na nim obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów.

Potrzebujesz szybkiej gotówki? Sprawdź także:

Kredyt online – do 200 000 zł online

Pożyczki na dowód – minimum formalności

Pożyczki bez baz – z minimalną weryfikacją w bazach

Pożyczki online bez weryfikacji – w pełni przez Internet

Kiedy i jak wystawić e-fakturę?

Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiają niemal wszystkie podmioty rynkowe – począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.

Zgodnie z treścią omawianej wyżej podstawy prawnej (Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług) o tym, czy dany dokument jest fakturą – także elektroniczną – nie decyduje jego nazwa podana w nagłówku pliku, lecz odpowiedniej dane, jakie zawarte. Zostały w danym dokumencie. Jeśli e-faktura nie będzie zawierała elementów wymaganych przez Ustawę (pisaliśmy o tym w sekcji Jak wygląda e-faktura?), niezostanie ona uznana za prawnie obowiązującą i wiążącą obowiązkiem zapłaty fakturę.

E-faktura powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach – jednym dla jej wystawcy, a drugim dla adresata. Zgodnie z treścią ustawy o VAT za obowiązującą e-fakturę można uznać np. za e-mail z załącznikiem w formacie PDF, faks otrzymany drogą elektroniczną, a także zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe – pod warunkiem, że nie zostały one wcześniej wprowadzone do obrotu w tredycyjnej wersji papierowej.

Podstawowe zasady dotyczące wystawiania faktur (w tym także i elektronicznych) zakładają, iż na wystawianie faktury podatnik (sprzedawca) ma czas do 15. dnia tego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od tejże zasady istnieją  jednak pewne odstępstwa. Dotyczą one:

  • usług budowlanych i budowlano-montażowych – w ich przypadku fakturę należy wystawić do 30 dni od dnia wykonania danej usługi;
  • dostaw m.in. książek drukowanych – w ich przypadku fakturę należy wystawić w terminie do 60 dni od daty wydania towaru na rzecz nabywcy;
  • dokonywania czynności polegających na drukowaniu m.in. książek – w ich przypadku fakturę należy wystawić w terminie do 90 dni od daty wydania towaru na rzecz nabywcy;
  • dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz faktu świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej – w ich przypadku fakturę należy wystawić zgodnie z upływem terminu płatności.

Przechowywanie e-faktury

Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Tak rozległy czas przechowywania faktur wynika z obowiązku udostępnienia odpowiednim organom podatkowym lub skarbowym dowodów przeprowadzanych transakcji w razie ewentualnej kontroli.

E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, co oznacza, iż nie ma konieczności trzymania ich w wydrukowanej wersji papierowej. Pozawala to zaoszczędzić nie tylko miejsce, lecz także i papier, który w wielu działach księgowości i tak zużywany jest już w ogromnych ilościach.

Co istotne jednak, e-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by spełniać trzy określone warunki: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Przechowywana e-faktura powinna spełniać wszystkie prawnie określone wytyczne od chwili jej wystawienia, aż do momentu nastania przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokument ten musi być być również łatwy do odszukania – na wypadek wizyty organów kontrolujących (np. Urzędu Skarbowego).

Wszystko to dlatego, że jeśli dana kontrola faktycznie będzie miała miejsce, płatnik zobowiązany będzie do bezzwłocznego udostępnienia e-faktury upoważnionemu przedstawicielowi organów administracji państwowej.

Jeśli dany podatnik chce przechowywać swoje dokumenty (w tym także e-faktury) na terenie innego państwa członkowskiego UE lub kraju wykraczającego poza obszary unijne, musi on powiadomić o tym zamiarze odpowiednie organy: naczelnika Urzędu Skarbowego i naczelnika Urzędu Celnego.

Podsumowanie

1) Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiane są przez niemal wszystkie podmioty rynkowe – począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.

2) E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami.

3) Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

4) Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej. Oba te dokumenty obowiązują na równym poziomie.

5) Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność pieniędzy i papieru, bezpieczeństwo transakcji oraz wygodę przechowywania.

6) Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest – tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej – każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

7) W prawnie określonych przypadkach do wystawienia e-faktury w imieniu podatnika uprawnione mogą być także inne osoby, m.in. jego prawnie upoważniony przedstawiciel lub organ prowadzący wobec niego czynności egzekucyjne.

8) Podatnik powinien przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych.

9) Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.

10) E-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by nie było problemu z rozszyfrowaniem trzech jej cech: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

Pytania i odpowiedzi

E-faktura to elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, służący do oficjalnego potwierdzania sprzedaży między stronami.

Zalety e-faktur obejmują oszczędności związane z wysyłką, bezpieczeństwo transakcji, wygodę przechowywania oraz możliwość rozliczania transakcji tak samo jak przy fakturach papierowych.

E-faktura musi zawierać m.in. datę wystawienia, numer faktury, dane wystawcy i odbiorcy, numery identyfikacji podatkowej, opis towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa, wartość rabatów, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku i kwotę podatku.

E-fakturę może wystawić każdy podatnik VAT, zarówno osoba fizyczna jak i przedsiębiorca, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Tak, osoba upoważniona może wystawić e-fakturę w imieniu podatnika, na przykład wybrany przedstawiciel podatkowy.

Terminy wystawiania e-faktur różnią się w zależności od rodzaju transakcji, na przykład dla większości usług wynosi to 15 dni od miesiąca sprzedaży.

E-faktury, podobnie jak faktury papierowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.

Przechowywana e-faktura musi spełniać warunki autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, nie ma konieczności trzymania ich w wydrukowanej wersji papierowej.

Nabywca może wystawić e-fakturę w imieniu sprzedawcy pod warunkiem zawarcia specjalnej umowy oraz określenia procedury zatwierdzania faktur przez dostawcę.

author
Halszka Gronek
Ekspertka finansowa na zadluzenia.com, ukończyła dziennikarstwo i socjologię na Uniwersytecie Gdańskim. Autorka kompendiów wiedzy na temat społecznych aspektów świata finansów i ekonomii.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wszystkie komentarze

niki
niki
2018-11-16 12:00:30

super

Podobne artykuły

Kara dla byłego Prezesa Krajowej Rady Komorniczej

Jarosław Świeczkowski, Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym w Wejherowie, został ukarany upomnieniem i obciążony kosztami postępowania dyscyplinarnego.

author
Patryk Byczek
15 marca 2013
Ekspert finansowy, z zadluzenia.com związany od 2015 roku. Absolwent Uniwersytetu Gdańskiego. Redaktor naczelny portalu, specjalizuje się w analizie produktów finansowych, promocji bankowych i recenzowaniu kredytów.

Jak zalogować się do ING Banku Śląskiego? Nowe zasady logowania

Ważne zmiany w logowaniu do ING Banku Śląskiego. 14 września 2019 wchodzi w życie unijna dyrektywa PSD2, która wymusza na bankach dwuetapowy proces weryfikacji Klienta w czasie logowania się do bankowości internetowej. Sprawdzamy krok po kroku, jak zalogować się na konto w ING Banku Śląskim – zobacz wszystkie zmiany.

author
Dominika Byczek
17 sierpnia 2019
Ekspertka finansowa, redaktorka, magister Uniwersytetu Gdańskiego. Z zadluzenia.com związana od 2014 roku, redaktor naczelna portalu do 2020 roku. Specjalizuje się w tworzeniu poradników finansowych.

Co z przelewami bankowymi 12 listopada 2018?

Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę dotyczącą 12 listopada 2018 roku. Święto Narodowe z okazji 100. Rocznicy Odzyskania Niepodległości zdaniem wielu osób dezorganizuje przestrzeń publiczną. Sprawdziliśmy, czy wpływa także na systemy bankowe. Jak w trakcie tego święta będą wykonywane przelewy bankowe w systemie Elixir? 

author
Dominika Byczek
09 listopada 2018
Ekspertka finansowa, redaktorka, magister Uniwersytetu Gdańskiego. Z zadluzenia.com związana od 2014 roku, redaktor naczelna portalu do 2020 roku. Specjalizuje się w tworzeniu poradników finansowych.

Zdalni doradcy firmowi w BZ WBK

Klienci z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w razie potrzeby skontaktowania się z doradcą bankowym będą mogli posłużyć się Zdalnym Doradcą Firmowym. Pilotaż uruchomiony przez Bank Zachodni WBK ma ułatwić osobom korzystającym z usług instytucji załatwienie problemu lub otrzymanie porady w nurtującej ich kwestii.

author
Patryk Byczek
11 maja 2018
Ekspert finansowy, z zadluzenia.com związany od 2015 roku. Absolwent Uniwersytetu Gdańskiego. Redaktor naczelny portalu, specjalizuje się w analizie produktów finansowych, promocji bankowych i recenzowaniu kredytów.

„Weekend za pół ceny” dla turystów

„Polska zobacz więcej - weekend za pół ceny”, to akcja, dzięki której turyści mają jeszcze chętniej podróżować po Polsce. Trzecia edycja projektu startuje już w piątek 6 października.

author
Aneta Jankowska
28 września 2017
Dziennikarka, ukończyła studia dziennikarskie na Uniwersytecie Gdańskim i zdobyła doświadczenie w Radiu MORS. Posiada praktyczne doświadczenie finansowe jako właścicielka kawiarni.

Polacy kupują używane auta

Polacy wymieniają auta na nowsze, ale nadal używane. Rzadko decydują się na samochód prosto z salonu. Z najnowszego raportu Santander Consumer Banku „Polak w drodze 2.0 - wydatki kierowców” wynika, że trzy czwarte Polaków kupuje auta, które miały już swojego właściciela. 

author
Aneta Jankowska
12 lipca 2017
Dziennikarka, ukończyła studia dziennikarskie na Uniwersytecie Gdańskim i zdobyła doświadczenie w Radiu MORS. Posiada praktyczne doświadczenie finansowe jako właścicielka kawiarni.
Porównaj