E-faktura – na czym polega?

E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami. Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej.

Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność (brak kosztów związanych z wysyłką pocztową faktury do kupującego), bezpieczeństwo transakcji (minimalizacja ryzyka niedostarczenia faktury przez pocztę) oraz wygoda przechowywania (plik z fakturą nie zajmuje tyle miejsca, co papierowy dokument archiwizowany w księgowości danej firmy).

Co istotne jednak, w przypadku e-faktur konieczne jest pisemne zaakceptowanie przez jej odbiorcę elektronicznego sposobu przesyłania dokumentu sprzedaży. Podatnik powinien także przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych. Czas archiwizacji nie różni się w tym przypadku od faktur tradycyjnych, przechowywanych w wersjach papierowych.

Szukasz najlepszych ofert kredytowych? Sprawdź:

Kredyty gotówkowe – do 200 000 zł

Kredyty konsolidacyjne – zamień wiele rat w jedną

Kredyty hipoteczne – na własne mieszkanie

Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Dokument ten. Znajduje się w Dzienniku Ustaw nr 54 na rok 2004, pod pozycją 535.

We wskazanej wyżej podstawie prawnej definicje faktury oraz faktury elektronicznej zostały przedstawione następująco:

Dział I
Przepisy ogólne

Art. 2

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

[…]

31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na
jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej
wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W przypadku wystawiania przez przedsiębiorcę e-faktury obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu tradycyjnych faktur papierowych. Wynika stąd, iż faktury mogą przybierać dowolny kształt nadany im przez wystawcę, lecz co istotne – muszą zawierać prawnie określone elementy. Są to:

Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest – tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej – każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Do tej grupy uprawnionych zalicza się każdego przedsiębiorcę, który:

E-fakturę na rzecz danego podatnika może wystawiać w jego imieniu osoba upoważniona do tego – a w szczególności wybrany przedstawiciel podatkowy w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Co równie istotne, e-faktura może być także wystawiona przez inne jednostki organizacyjne, które na mocy odrębnych przepisów prawnych nie prowadzą działalności gospodarczej, lecz dokonują sprzedaży oraz świadczą określone usługi. Mowa tu między innymi o niektórych stowarzyszeniach oraz fundacjach.

E-fakturę może również wystawić sam nabywca towarów i usług – pod jednym, prawnie określonym warunkiem: konieczne jest zawarcie specjalnej umowę, na mocy której nabywca towarów/usług zostanie upoważniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dostawcy. W treści takowej umowy powinna być także określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę.

Co istotne jednak, nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy jedynie takie e-faktury, jakie dokumentować będą:

Na sam koniec warto dodać, iż e-fakturę w imieniu podatnika (w tym wąskim przypadku – dłużnik) mogą również wystawiać organy egzekucyjne, jakie wskazane zostały w treści w Ustawy z dnia 17. czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji), a także komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego. W takim przypadku e-fakturę wystawia się w imieniu dłużnika, jeżeli spoczywał na nim obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów.

Potrzebujesz szybkiej gotówki? Sprawdź także:

Kredyt online – do 200 000 zł online

Pożyczki na dowód – minimum formalności

Pożyczki bez baz – z minimalną weryfikacją w bazach

Pożyczki online bez weryfikacji – w pełni przez Internet

Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiają niemal wszystkie podmioty rynkowe – począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.

Zgodnie z treścią omawianej wyżej podstawy prawnej (Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług) o tym, czy dany dokument jest fakturą – także elektroniczną – nie decyduje jego nazwa podana w nagłówku pliku, lecz odpowiedniej dane, jakie zawarte. Zostały w danym dokumencie. Jeśli e-faktura nie będzie zawierała elementów wymaganych przez Ustawę (pisaliśmy o tym w sekcji Jak wygląda e-faktura?), niezostanie ona uznana za prawnie obowiązującą i wiążącą obowiązkiem zapłaty fakturę.

E-faktura powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach – jednym dla jej wystawcy, a drugim dla adresata. Zgodnie z treścią ustawy o VAT za obowiązującą e-fakturę można uznać np. za e-mail z załącznikiem w formacie PDF, faks otrzymany drogą elektroniczną, a także zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe – pod warunkiem, że nie zostały one wcześniej wprowadzone do obrotu w tredycyjnej wersji papierowej.

Podstawowe zasady dotyczące wystawiania faktur (w tym także i elektronicznych) zakładają, iż na wystawianie faktury podatnik (sprzedawca) ma czas do 15. dnia tego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od tejże zasady istnieją  jednak pewne odstępstwa. Dotyczą one:

Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Tak rozległy czas przechowywania faktur wynika z obowiązku udostępnienia odpowiednim organom podatkowym lub skarbowym dowodów przeprowadzanych transakcji w razie ewentualnej kontroli.

E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, co oznacza, iż nie ma konieczności trzymania ich w wydrukowanej wersji papierowej. Pozawala to zaoszczędzić nie tylko miejsce, lecz także i papier, który w wielu działach księgowości i tak zużywany jest już w ogromnych ilościach.

Co istotne jednak, e-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by spełniać trzy określone warunki: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Przechowywana e-faktura powinna spełniać wszystkie prawnie określone wytyczne od chwili jej wystawienia, aż do momentu nastania przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokument ten musi być być również łatwy do odszukania – na wypadek wizyty organów kontrolujących (np. Urzędu Skarbowego).

Wszystko to dlatego, że jeśli dana kontrola faktycznie będzie miała miejsce, płatnik zobowiązany będzie do bezzwłocznego udostępnienia e-faktury upoważnionemu przedstawicielowi organów administracji państwowej.

Jeśli dany podatnik chce przechowywać swoje dokumenty (w tym także e-faktury) na terenie innego państwa członkowskiego UE lub kraju wykraczającego poza obszary unijne, musi on powiadomić o tym zamiarze odpowiednie organy: naczelnika Urzędu Skarbowego i naczelnika Urzędu Celnego.