zadluzenia.com
zamknij

E-faktura – na czym polega?

XXI wiek wprowadził polskie społeczeństwo w erę hipercyfryzacji i elektonizacji. Niemal każdy element otaczającego nas świata posiada dzisiaj cyber-odpowiednik. Nie inaczej jest w przypadku faktury - doczekała się ona swego elektronicznego zamiennika, czyli e-faktury. 
 
Spis treści:
1. E-faktura – co to jest?
2. Podstawa prawna.
3. Jak wygląda e-faktura?
4. Kto może wystawić e-fakturę?
5. Kiedy i jak wystawić e-fakturę?
6. Przechowywanie e-faktury.
7. Podsumowanie.

 

 

 

E-FAKTURA - CO TO JEST?

 

E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami. Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej.
 

Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność (brak kosztów związanych z wysyłką pocztową faktury do kupującego), bezpieczeństwo transakcji (minimalizacja ryzyka niedostarczenia faktury przez pocztę) oraz wygoda przechowywania (plik z fakturą nie zajmuje tyle miejsca, co papierowy dokument archiwizowany w księgowości danej firmy). 
 

Co istotne jednak, w przypadku e-faktur konieczne jest pisemne zaakceptowanie przez jej odbiorcę elektronicznego sposobu przesyłania dokumentu sprzedaży. Podatnik powinien także przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych. Czas archiwizacji nie różni się w tym przypadku od faktur tradycyjnych, przechowywanych w wersjach papierowych. 

 

 

 

PODSTAWA PRAWNA


Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Dokument ten. Znajduje się w Dzienniku Ustaw nr 54 na rok 2004, pod pozycją 535. 
 

We wskazanej wyżej podstawie prawnej definicje faktury oraz faktury elektronicznej zostały przedstawione następująco:

 

 

Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku 

o podatku od towarów i usług
 

Dział I
Przepisy ogólne
 

Art. 2
 

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
 

[…]

31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na
jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej
wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

 

 

 

JAK WYGLĄDA E-FAKTURA?


W przypadku wystawiania przez przedsiębiorcę e-faktury obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu tradycyjnych faktur papierowych. Wynika stąd, iż faktury mogą przybierać dowolny kształt nadany im przez wystawcę, lecz co istotne - muszą zawierać prawnie określone elementy. Są to:
 

  • data wystawienia e-faktury;

  • indywidualny numer e-faktury (nadany w ramach jednej serii, a co za tym idzie - w sposób jednoznaczny identyfikujący dany dokument);

  • nazwa oraz adres wystawcy e-faktury;

  • nazwa oraz adres odbiorcy e-faktury;

  • numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury oraz jego odbiorcy (NIP sprzedawcy i kupującego);

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, o ile taka data jest określona i o ile różni się ona od daty wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym sprzedawca może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży);

  • nazwa towaru lub usługi;

  • miara i ilość/liczba dostarczonych przez sprzedawcę towarów lub usług;

  • cena jednostkowa towaru/usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

  • wartość wszelkich udzielonych przez sprzedawcę rabatów;

  • wartość wszystkich dostarczonych przez sprzedawcę towarów/usług, objętych daną transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawka podatku i jej kwota wyliczona od sumy wartości sprzedaży;

  • kwota należności ogółem.


 

 

 

KTO MOŻE WYSTAWIĆ E-FAKTURĘ?


Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest - tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej - każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Do tej grupy uprawnionych zalicza się każdego przedsiębiorcę, który:
 

  • jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;

  • jest zwolniony z VAT bez względu na to, czy dokonał odpowiedniej w rejestracji Urzędzie Skarbowym na druku VAT-R, czy też nie;

  • wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą.

 

E-fakturę na rzecz danego podatnika może wystawiać w jego imieniu osoba upoważniona do tego - a w szczególności wybrany przedstawiciel podatkowy w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.


Co równie istotne, e-faktura może być także wystawiona przez inne jednostki organizacyjne, które na mocy odrębnych przepisów prawnych nie prowadzą działalności gospodarczej, lecz dokonują sprzedaży oraz świadczą określone usługi. Mowa tu między innymi o niektórych stowarzyszeniach oraz fundacjach.

 



E-fakturę może również wystawić sam nabywca towarów i usług - pod jednym, prawnie określonym warunkiem: konieczne jest zawarcie specjalnej umowę, na mocy której nabywca towarów/usług zostanie upoważniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dostawcy. W treści takowej umowy powinna być także określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę. 
 

Co istotne jednak, nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy jedynie takie e-faktury, jakie dokumentować będą:
 

  • dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz danego podmiotu;

  • przekazanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży;

  • dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika zarejestrowanego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

 

Na sam koniec warto dodać, iż e-fakturę w imieniu podatnika (w tym wąskim przypadku - dłużnik) mogą również wystawiać organy egzekucyjne, jakie wskazane zostały w treści w Ustawy z dnia 17. czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji), a także komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego. W takim przypadku e-fakturę wystawia się w imieniu dłużnika, jeżeli spoczywał na nim obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów.

 

 

 

KIEDY I JAK WYSTAWIĆ E-FAKTURĘ?


Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiają niemal wszystkie podmioty rynkowe - począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.
 

Zgodnie z treścią omawianej wyżej podstawy prawnej (Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług) o tym, czy dany dokument jest fakturą - także elektroniczną - nie decyduje jego nazwa podana w nagłówku pliku, lecz odpowiedniej dane, jakie zawarte. Zostały w danym dokumencie. Jeśli e-faktura nie będzie zawierała elementów wymaganych przez Ustawę (pisaliśmy o tym w sekcji Jak wygląda e-faktura?), niezostanie ona uznana za prawnie obowiązującą i wiążącą obowiązkiem zapłaty fakturę. 
 

E-faktura powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach - jednym dla jej wystawcy, a drugim dla adresata. Zgodnie z treścią ustawy o VAT za obowiązującą e-fakturę można uznać np. za e-mail z załącznikiem w formacie PDF, faks otrzymany drogą elektroniczną, a także zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe - pod warunkiem, że nie zostały one wcześniej wprowadzone do obrotu w tredycyjnej wersji papierowej.

 



 

Podstawowe zasady dotyczące wystawiania faktur (w tym także i elektronicznych) zakładają, iż na wystawianie faktury podatnik (sprzedawca) ma czas do 15. dnia tego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od tejże zasady istnieją  jednak pewne odstępstwa. Dotyczą one:
 

  • usług budowlanych i budowlano-montażowych - w ich przypadku fakturę należy wystawić do 30 dni od dnia wykonania danej usługi;

  • dostaw m.in. książek drukowanych - w ich przypadku fakturę należy wystawić w terminie do 60 dni od daty wydania towaru na rzecz nabywcy;

  • dokonywania czynności polegających na drukowaniu m.in. książek - w ich przypadku fakturę należy wystawić w terminie do 90 dni od daty wydania towaru na rzecz nabywcy;

  • dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz faktu świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej - w ich przypadku fakturę należy wystawić zgodnie z upływem terminu płatności.



 

 

PRZECHOWYWANIE E-FAKTURY

 

Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Tak rozległy czas przechowywania faktur wynika z obowiązku udostępnienia odpowiednim organom podatkowym lub skarbowym dowodów przeprowadzanych transakcji w razie ewentualnej kontroli. 
 

E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, co oznacza, iż nie ma konieczności trzymania ich w wydrukowanej wersji papierowej. Pozawala to zaoszczędzić nie tylko miejsce, lecz także i papier, który w wielu działach księgowości i tak zużywany jest już w ogromnych ilościach. 
 

Co istotne jednak, e-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by spełniać trzy określone warunki: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. 

 



 

Przechowywana e-faktura powinna spełniać wszystkie prawnie określone wytyczne od chwili jej wystawienia, aż do momentu nastania przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokument ten musi być być również łatwy do odszukania – na wypadek wizyty organów kontrolujących (np. Urzędu Skarbowego). 
 

Wszystko to dlatego, że jeśli dana kontrola faktycznie będzie miała miejsce, płatnik zobowiązany będzie do bezzwłocznego udostępnienia e-faktury upoważnionemu przedstawicielowi organów administracji państwowej.

Jeśli dany podatnik chce przechowywać swoje dokumenty (w tym także e-faktury) na terenie innego państwa członkowskiego UE lub kraju wykraczającego poza obszary unijne, musi on powiadomić o tym zamiarze odpowiednie organy: naczelnika Urzędu Skarbowego i naczelnika Urzędu Celnego. 



 

 

PODSUMOWANIE

 

1) Obecnie elektroniczne faktury sprzedaży wystawiane są przez niemal wszystkie podmioty rynkowe - począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających gigantach sprzedażowych.
 

2) E-faktura to nic innego, jak elektroniczny dokument pełniący funkcję faktury, czyli oficjalnego potwierdzania sprzedaży zawartej między dwoma stronami. 
 

3) Aktem prawnym, jaki reguluje kwestię wystawiania przez polskich podatników e-faktur, jest ustawa o VAT, czyli Ustawa z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
 

4) Za pomocą e-faktury możliwe jest rozliczanie transakcji w taki sam sposób, co przy użyciu tradycyjnej faktury papierowej. Oba te dokumenty obowiązują na równym poziomie. 
 

5) Stosowanie elektronicznych faktur ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich zalicza się przede wszystkim oszczędność pieniędzy i papieru, bezpieczeństwo transakcji oraz wygodę przechowywania.
 

6) Podmiotem uprawnionym do wystawienia e-faktury jest - tak samo jak w przypadku tradycyjnego faktury papierowej - każdy podatnik VAT w rozumieniu Ustawy z dnia 11. marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
 

7) W prawnie określonych przypadkach do wystawienia e-faktury w imieniu podatnika uprawnione mogą być także inne osoby, m.in. jego prawnie upoważniony przedstawiciel lub organ prowadzący wobec niego czynności egzekucyjne. 


8) Podatnik powinien przechowywać wszelkie e-faktury na wypadek ewentualnej kontroli organów podatkowych lub skarbowych.
 

9) Faktury elektroniczne, tak samo jak faktury papierowe, przechowuje się przez okres 5 lat - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
 

10) E-faktury należy przechowywać w sposób pozwalający na ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Według rozporządzenia opublikowanego przez resort finansów e-faktura powinna być przechowywana w taki sposób, by nie było problemu z rozszyfrowaniem trzech jej cech: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. 





 

Skomentuj artykuł
captcha
Twoja ocena
Średnia ocena
0 / 5 z 0 ocen
BRAK KOMENTARZY