PEF – Platforma Elektronicznego Fakturowania

Już niebawem czeka nas przełom związany z ostatecznym wprowadzeniem e-faktur do polskich urzędów. Na czym będzie polegało automatyczne przetwarzanie danych? Sprawdzamy wszystko, co wiadomo o Platformie Elektronicznego Przetwarzania.

PEF ma służyć do przekazywania faktur i pozostałych dokumentów pomiędzy instytucjami zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych.  

– mówi o e-fakturowaniu minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.

Zmiana dotycząca automatycznego przetwarzania e-faktur wpłynie w praktyce na to, że wszystkie samorządy, urzędy oraz instytucje państwowe będą zobowiązane do:

• odbierania,
• przetwarzania,
• archiwizowania

faktur w formie elektronicznej. Rozliczenia będą w pełni zautomatyzowane. Do ich obsługi nie będzie potrzebny żaden pracownik.

Aplikacja webowa i desktopowa PEF 

Rząd oferuje dwa podstawowe sposoby skorzystania z platformy:

– przez aplikację desktopową, czyli poprzez dedykowane oprogramowanie zainstalowane na dysku komputera – w tym przypadku każdy z brokerów będzie oferował indywidualną wersję platformy,

– przez aplikację webową, czyli dostępną na stronie www – tutaj również każdy z brokerów zaoferuje swoją wersję strony.

Zarówno w wersji desktopowej, jak i webowej, dostępne będą dokładnie te same funkcje. Wybór jednej z nich będzie w pełni zależny od osoby danego przedsiębiorcy.

Aplikacje webowe można już przetestować. Zostały one udostępnione przez brokerów:

• EDISON S.A. (https://www.edison.pl),
• SOFTIQ Sp. z o.o. (http://softiq.pl/pl/).

PEF – rejestracja podmiotu 

Podmiot można zarejestrować na stronie https://demo.pef.cloud. Aby tego dokonać, będziemy potrzebować:

• dokładnej nazwy podmiotu,
• numeru identyfikatora PEPPOL podmiotu.

Uwaga! Jeżeli nie mamy jeszcze numeru identyfikatora PEPPOL, możemy pominąć ten krok. Numer zostanie nam automatycznie nadany podczas rejestracji. Pod uwagę wzięty będzie wtedy  NIP, numer GLN albo jakikolwiek inny numer identyfikacji podmiotu.

Profilem musi też zarządzać konkretna osoba posługująca się profilem zaufanym. O tym, czym jest profil zaufany i jak go założyć, przeczytasz tutaj. Do rejestracji nowego konta jest także wymagany e-mail osoby rejestrującej.

Proces rejestracji nowego podmiotu przebiega w trzech krokach:

1. Wypełniamy wniosek o utworzenie konta podmiotu (jest to wniosek online – wystarczy wypełnić konkretne pola na stronie https://demo.pef.cloud/registration/form). We wniosku należy podać dane i podmiotu, i użytkownika, który tym kontem będzie zarządzał.
2. Potwierdzamy tożsamość za pomocą profilu zaufanego.
3. Składamy wniosek o utworzenie konta w PEF.

PEF – do czego służy? 

Platforma Elektronicznego Fakturowania będzie oferowała następujące usługi:

• zamawianie dostaw,
• potwierdzanie odbioru,
• awizowanie dostaw,
• fakturowanie,
• wystawianie faktury korygującej,
• generowanie raportów i zestawień dla władz publicznych.

Rząd spodziewa się, że dzięki PEF dostęp do informacji publicznej w zakresie realizacji zamówień publicznych będzie o wiele łatwiejszy. Bardziej przejrzysta ma być także realizacja budżetu oraz zobowiązań podatkowych w sferze finansów publicznych.

Ustawa o e-fakturowaniu 

Projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym został przyjęty przez Sejm. Za uchwaleniem było 419 posłów. Nowe prawo będzie teraz konsultowane w Senacie.

Głównym powodem wprowadzania zmian jest konieczność wdrożenia przepisów unijnych. Polska jest zobowiązana do realizacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. 

Dostosowanie polskiego systemu fakturowania do unijnych wymagań znacznie ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestniczenie w zamówieniach publicznych innych państw UE. Celem wprowadzanych zmian jest upowszechnienie stosowania elektronicznego fakturowania.

Na to, by stały się one bardziej popularne w obrocie gospodarczym, może wpłynąć realizacja procesów związanych z zamówieniami publicznymi. Na to zaś, by e-faktur było coraz więcej w zamówieniach publicznych, ma wpłynąć obowiązek ich przyjmowania.

Dzięki wprowadzeniu ustawy możliwa będzie także standaryzacja sposobu dokumentowania realizacji wszystkich zamówień publicznych. Dzięki temu zmniejszy się ryzyko wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości w tym zakresie. Co więcej – nowy system na pomóc obniżyć koszty funkcjonowania przedsiębiorstw i znacznie wpłynąć na wzrost ich konkurencyjności.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana – co to? 

Pojęcie faktury elektronicznej weszło już do powszechnego użycia, jednakże nowe prawo nie dotyczy e-faktury sensu stricto. Co więcej – taka jest już zdefiniowana w ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku.

Nowe przepisy dotyczą elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii wskazuje, że

Inne formy e-faktur (np.: pliki PDF) wymagają pracy człowieka, ponieważ jakaś osoba musi być odpowiedzialna za wprowadzenie konkretnych danych do systemu księgowego. Pracy człowieka wymaga także typowa faktura papierowa.

Platforma Elektronicznego Fakturowania – kiedy? 

Wdrożenie standardu e-fakturowania jest planem wieloletnim. Jego realizacja rozpoczęła się już jakiś czas temu. W 2017 roku odbywały się pierwsze szkolenia dla odbiorców faktur elektronicznych, a na początku 2018 roku dla ich wystawców. Przeszkolono także dostawców rozwiązań informatycznych.

28 listopada 2018 roku weszły w życie przepisy, które zobowiązały zamawiających do odbioru i przetwarzania e-faktur. Od 1 listopada 2020 roku obowiązek wystawiania faktur będą mieli także wszyscy wykonawcy zamówień publicznych.

źródło schematu: https://www.mpit.gov.pl/strony/zadania/wsparcie-przedsiebiorczosci/e-przedsiebiorczosc/e-fakturowanie/

Kto będzie musiał przyjmować e-faktury? 

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane będą musiały przyjmować zamawiający i wykonujący zlecenia – wszyscy, którzy zostali wskazali w przepisach ustawy Prawo o zamówień publicznych.

1. Jednostki sektora finansów publicznych, czyli między innymi:

• organy władzy publicznej,
• fundusze celowe,
• państwowe szkoły wyższe,
• Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• jednostki badawczo-rozwojowe,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• Polska Akademia Nauk,
• sądy i trybunały,
• jednostki samorządu terytorialnego,
• jednostki budżetowe,
• organy administracji rządowej,
• organy kontroli państwowej i ochrony prawa.

2. Państwowe jednostki, które nie posiadają osobowości prawnej.

3. Spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia, w zakresie, w jakim dysponują środkami publicznymi.

4. Jednostki, które wykonują zadania o charakterze użyteczności publicznej:

• komunalne jednostki organizacyjne,
• jednostki zależne,
• państwowe jednostki organizacyjne (np.: Poczta Polska).

Platforma e-fakturowania – jak działa? 

Platforma e-fakturowania umożliwi odbieranie i wysyłanie e-faktur do instytucji publicznych. Dostępne będą dwie opcje. Podstawowa to pobieranie faktur elektronicznych przez platformę dostępną w dwu wariantach: webowa i desktopowa. Drugą opcją jest pełne dostosowanie systemu finansowo-księgowego danego przedsiębiorstwa do automatycznego odbioru elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

1. Wariant nr 1 – niepełna automatyzacja

• dostępna w platformie webowej/desktopowej
• pracownik odczytuje dokument w wybranej wersji platformy
• dane z faktury wprowadzane są ręcznie

Koszt: bezkosztowo

Dla kogo: dla bardzo małych organizacji

2. Wariant nr 2 – niepełna automatyzacja

• ręczny import/eksport danych (każdorazowo) z platformy – e-faktura generowana jest w formacie ustrukturyzowanym,
• dane z pobranych do systemu faktur wprowadzane są automatycznie

Koszt: tyle, co koszty dostosowania systemów do nowego sposobu działania

Dla kogo: dla organizacji, w których przetwarzane jest stosunkowo mało dokumentów

3. Wariant nr 3 – pełna automatyzacja

• dokumenty przesyłane są automatycznie bezpośrednio z platformy do e-faktur do systemów danej instytucji

Koszt: tyle, co koszty dostosowania systemów do nowego sposobu działania

Dla kogo: dla organizacji, w których przetwarzane jest wiele dokumentów

Wartość projektu wynosi ponad 34 miliony. Znaczną część tej kwoty (29 mln) Polska pozyskała z Funduszy Europejskich.

Źródło:

https://efaktura.gov.pl/platforma-PEF

https://www.mpit.gov.pl/strony/zadania/wsparcie-przedsiebiorczosci/e-przedsiebiorczosc/e-fakturowanie/