Jak uzyskać zaświadczenie o danych przetwarzanych w Rejestrze Dowodów Osobistych?

Zdarzają się przypadki, w których okazuje się, iż będziemy potrzebować zaświadczenia z Rejestru Dowodów Osobistych. O wystawienie owego dokumentu można wnioskować zarówno internetowo, jak i listownie oraz stacjonarnie. Sprawdziliśmy, krok po kroku, jak uzyskać zaświadczenie o danych przetwarzanych w RDO. 

Zaświadczenie o danych w RDO – co to jest?

Zaświadczenie o danych przetwarzanych w RDO to nic innego, jak oficjalne pismo potwierdzające, jakie informacje znajdują się w bazie danych Rejestru Dowodów Osobistych. Z kolei Rejestr ten jest centralnym i ogólnokrajowym archiwum informacyjnym, gromadzącym i zapisującym dane o dowodach osobistych i ich posiadaczach. Organem sprawującym pieczę nad prawidłowym funkcjonowaniem Rejestru Dowodów Osobistych jest Ministerstwo Cyfryzacji. 

W ogólnopolskim Rejestrze Dowodów Osobistych gromadzone są personalne dane osobowe dotyczące tych obywateli polskich, którzy albo ubiegają się o wydanie dowodu osobistego, albo otrzymali już dowody osobiste (są posiadaczami). W RDO znajdziemy wiele różnych i poufnych informacji, takich jak na przykład PESEL zgłoszonego członka, imiona jego rodziców, określenie płci biologicznej czy dane dotyczące wcześniej wydanych dowodów. 

Rejestr Dowód Osobistych został uruchomiony wraz z początkiem marca 2015 roku na mocy Ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 roku o dowodach osobistych. Bazy danych RDO są aktualizowane w trybie rzeczywistym bezpośrednio przez urzędników organów gmin. Sama personalizacja dokumentów prowadzona jest natomiast przez Centrum Personalizacji Dokumentów działającym przy Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. 

Sprawdź najlepsze oferty pożyczek na dowód: https://www.zadluzenia.com/artykul/492,pozyczka-na-dowod/

Jak uzyskać zaświadczenie w urzędzie?

Aby złożyć wniosek o udostępnienie danych przechowywanych w Rejestrze Dowodów Osobistych, wystarczy udać się do najbliższego (dowolnego) urzędu gminy. Nie każdy złożony wniosek zostanie jednak pozytywnie rozpatrzony – bowiem nie każdy zainteresowany posiada odpowiednie uprawnienia. 

Interes prawny nie wymaga zgody na dostęp do danych osoby, której mają dotyczyć owe informacje. Oznacza to, że wnioskujący, który udowodni interes prawny (na przykład wierzyciel pragnący złożyć u komornika sądowego wniosek o wszczęcie egzekucji), będzie mógł liczyć na uzyskanie wglądu w profil danej osoby (w tym przypadku – dłużnika) zapisany w Rejestrze Dowodów Osobistych. 

Natomiast interes faktyczny wymaga pisemnej zgody ze strony sprawdzanej osoby. Przykładowo: jeżeli dziennikarz śledczy zechce pobrać z Rejestru Dowodów Osobistych zdjęcie do dowodu jednego z bohaterów własnego reportażu, będzie musiał przedłożyć zgodę od tegoż bohatera. 

Informacje formalne 

Złożenie wniosku w urzędzie wiąże się z uiszczeniem odpowiedniej opłaty skarbowej. Standardowa opłata za wydanie zaświadczenia wynosi 17 złotych. Dodatkowo przewidziana jest opłata w wysokości 17 złotych za złożenie dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo właściwego wnioskodawcy. Warto jednak dodać, iż z owej (drugiej) opłaty zwolnieni są małżonkowie, wstępni, zstępni i rodzeństwo zainteresowanego wnioskodawcy. 

Opłatę skarbową można uiścić za pośrednictwem Banku lub Poczty, w kasie właściwego urzędu, a także przelewem na konto danej instytucji. Ponadto warto także dodać, iż w przypadku wnioskowania o udostępnienie danych jednostkowych z RDO (na przykład na mocy interesu prawnego) należy uiścić opłatę administracyjną w wysokości 31 złotych. 

Rozpatrzenie wniosku może potrwać do 7 dni od daty złożenia kompletu dokumentów we właściwym urzędzie. Instytucją odpowiedzialną za realizację zgłoszenia wniosku jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Więcej informacji o godzinach przyjmowania wniosków przez dane urzędy znaleźć można na stronach internetowych owych instytucji. 

Jak uzyskać zaświadczenie listownie?

O zaświadczenie na temat danych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych wnioskować można w podobny sposób, co w przypadku stacjonarnego wnioskowania w urzędzie. Co istotne jednak, niezbędne dokumenty będą musiały zostać dostarczone – w komplecie – listem poleconym. 

Informacje formalne 

Listowne złożone wniosku wiąże się z uiszczeniem odpowiedniej opłaty skarbowej. Standardowa opłata za wydanie zaświadczenia wynosi 17 złotych. Dodatkowo przewidziana jest opłata w wysokości 17 złotych za złożenie dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo właściwego wnioskodawcy. Warto jednak dodać, iż z owej (drugiej) opłaty zwolnieni są małżonkowie, wstępni, zstępni i rodzeństwo zainteresowanego wnioskodawcy. 

Opłatę skarbową można uiścić przelewem – na konto urzędu gminy, do którego wysyłamy wniosek o dostęp do danych z Rejestru. Ponadto warto także dodać, iż w przypadku wnioskowania o udostępnienie danych jednostkowych z RDO (na przykład na mocy interesu prawnego) należy uiścić opłatę administracyjną w wysokości 31 złotych. 

Rozpatrzenie wniosku może potrwać do 7 dni od daty wpłynięcia kompletu dokumentów do właściwego urzędu gminy. Aby mieć potwierdzenie dostarczenia listu z wnioskiem, warto wysłać owy dokumnet listem poleconym – najlepiej z tak zwaną „zwrotką”. Instytucją odpowiedzialną za realizację wniosku i jego rozpatrzenie jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. 

Jak uzyskać zaświadczenie przez Internet?

Możliwość uzyskania zaświadczenia o danych z Rejestru Dowodów Osobistych możliwe jest dzięki platformie ePUAP. Aby skorzystać z owej platformy, konieczne jest jednak posiadanie profilu zaufanego (eGo) lub certyfikatu kwalifikowanego (więcej informacji o certyfikacie w naszym artykule poświęconym Podpisowi elektronicznemu Szafir).

Niezależnie od tego, która z powyższych (uprawnionych) osób złoży wniosek o dostęp do danych z Rejestru Dowodów Osobistych, obowiązuje jedna, wspólna opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia. Wynosi ona 17 złotych.

Dodatkowo osoby wnioskujące za pośrednictwem pełnomocnika muszą liczyć się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 złotych za potwierdzenie pełnomocnictwa. 

Informacje formalne 

Uiszczenie odpowiednich opłat skarbowych (obowiązkowej – za wydanie zaświadczenia i fakultatywnej – za potwierdzenie pełnomocnictwa) powinno odbyć się przelewem – na numer banku właściwego urzędu gminy. Warto w tym miejscu dodać, iż z drugiej opłaty skarbowej (za pełnomocnictwo) zwolnieni są małżonkowie, wstępni, zstępni i rodzeństwo zainteresowanego wnioskodawcy. 

Aby złożyć elektroniczny wniosek o dostęp do bazy RDO, należy:

1. wejść w zakładkę „Pismo ogólne do podmiotu publicznego” na portalu ePUAP-u (epuap.gov.pl);
2. wybrać funkcję „Załatw sprawę” i zalogować się do portalu (poprzez profil zaufany);
3. podać odpowiedni urząd gminy;
4. dodać wymagane załączniki (wniosek z danymi personalnymi i elektronicznie potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej + w razie konieczności: pełnomocnictwo);
5. wybrać funkcję „Dalej”, a następnie „Podpisz”.

Rozpatrzenie wniosku może potrwać do 7 dni od daty wpłynięcia kompletu plików do właściwego urzędu gminy. Instytucją odpowiedzialną za realizację wniosku i jego rozpatrzenie jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. 

Pytania i odpowiedzi

Czy elektroniczny wgląd w moje dane przechowywane w Rejestrze Dowodów Osobistych jest darmowy?

Tak. Za wgląd do własnych dokumentów drogą elektroniczną nie jest przewidziana jakakolwiek opłata. Wystarczy  zalogować się do systemu login.gov.pl za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu. 

Jeśli jednak zechcemy nie tylko otrzymać wgląd do danych, lecz także pobrać oficjalne zaświadczenie o informacjach na swój temat, będziemy musieli uiścić odpowiednią opłatę skarbową w wysokości 17 złotych. 

Kto ma prawo nieograniczonego wglądu do danych z Rejestru Dowodów Osobistych?

Tryb pełnej teletransmisji danych, czyli właśnie nieograniczonego dostępu on-line do bazy Rejestru Dowodów Osobistych, przyznany został na mocy odpowiedniej ustawy organom prokuratury, Policji, Służby Celnej i administracji finansowej. 

Co więcej, o dostęp do RDO w każdej chwili ubiegać się może Szef Agencji Wywiadu, kierownictwo CBW, ABW i CIK, a także szefostwo Wywiadu i Kontrwywiadu Wojskowego. 

Czy każdy może pobrać zaświadczenie o danych z Rejestru Dowodów Osobistych na temat dowolnej osoby?

Nie. Większość z zamieszczonych w owym rejestrze informacji jest bowiem poufna i ochrona danych osobowych zabrania tego typu praktyk. O zaświadczenie mogą bez problemu wnioskować sami posiadacze danego dokumentu, ich pełnomocnicy, rodzice, opiekunowie, a także kuratorzy. 

W wyjątkowych przypadkach o zaświadczenie mogą wystąpić także osoby postronne – o ile udowodnią one interes prawny lub faktyczny uzyskania wglądu do danych na temat konkretnej osoby. Oznacza to, iż wniosek o udostępnienie danych jednostkowych powinien być uzupełniony dokumentami potwierdzającymi interes. Co więcej, urzędnik ma obowiązek zweryfikowania owych dowodów.

Podsumowanie

Źródła:
https://obywatel.gov.pl/zaswiadczenia-i-odpisy/uzyskaj-zaswiadczenie-o-swoich-danych-przetwarzanych-w-rejestrze-do
https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/rejestr-dowodow-osobistych
https://obywatel.gov.pl/dokumenty-i-dane-osobowe/sprawdz-swoje-dane-w-rejestrze-dowodow-osobistych