Outsourcing – co to jest?

Outsourcing (z angielska out – poza, source – źródło) to zjawisko coraz częściej dające się zaobserwować wśród polskich przedsiębiorstw i instytucji. Dotyczy ono wydzielania i zlecenia podmiotom zewnętrznym zadań, jakie dotychczasowo dokonywane były przez pracowników danego przedsiębiorstwa. 

Podział ze względu na miejsce oddelegowania określonych zadań:

• z outsourcingiem kontraktowym – (zewnętrznym) mamy do czynienia wtedy, gdy rezygnujemy z samodzielnej realizacji danych zadań w przedsiębiorstwie i zlecamy ich wykonanie zewnętrznemu podmiotowi gospodarczemu. Wówczas obie firmy połączone są na mocy kontraktu – odpowiedniego porozumienia lub umowy,
• z outsourcingiem kapitałowym – (wewnętrznym) mamy do czynienia wtedy, gdy dany obszar działalności firmy wydzielany zostaje z własnego przedsiębiorstwa, tworząc kapitałowo powiązaną spółkę-córkę. Tym sposobem właśnie określony dział pracy firmy nie zniknie z obszaru działań danego przedsiębiorstwa, lecz zostanie przekazany do nowo stworzonego podmiotu gospodarczego podlegającego jednej spółce (jednemu kapitałowi).

Podział ze względu na stopień oddelegowania określonych zadań:

• outsourcing pełny – ma miejsce wtedy, gdy określone zadania pracownicze oddelegujemy do wykonania firmie zewnętrznej w całości. Przykładowo: jeśli zdejmiemy z pracowników obowiązek regularnego sprzątania własnego miejsca pracy, zlecając systematyczne prace porządkowe firmie zewnętrznej,
• outsourcing selektywny – polega na tym, iż nie przekazujemy całego obszaru danych działań w ręce zewnętrznego podmiotu gospodarczego, lecz jedynie zlecamy mu pojedyncze (selektywne) zadania. Przykładowo: w biurze jest zatrudniony sprzątacz na stałe; mimo tego szefostwo zdecydowało się skorzystać z usług zewnętrznej firmy sprzątającej po zakończonym hucznym bankiecie biznesowym.

Oprócz tych najważniejszych obszarów korzystania z usług firm zewnętrznych, outsourcing daje się zauważyć w takich dziedzinach, jak:

• konserwacja pojazdów samochodowych (zlecanie firmom zewnętrznym mycie i odkurzanie aut służbowych danego przedsiębiorstwa),
• marketing i reklama (korzystanie z usług firm reklamowych),
• konsulting (korzystanie z szeroko rozumianego doradztwa biznesowego),
• HR – human resources (zlecanie przeprowadzenia rekrutacji firmom HR-owym),
• działalność związana z utrzymywaniem porządku w biurach (nawiązywanie współpracy z wykwalifikowanymi sprzątaczami i sprzątaczkami do własnego biura).

Do najważniejszych zalet outsourcingu zalicza się przede wszystkim:

• możliwość zwiększenia koncentracji na kluczowych celach i działaniach danego przedsiębiorstwa,
• skorzystanie z wiedzy eksperckiej (partnerzy know-how) i oddanie danego obszaru działań firmy w ręce najlepszych wykonawców z branży,
• obniżenie i bardziej efektywna kontrola kosztów operacyjnych (zlecając firmie wewnętrznej wykonanie konkretnych działań, z góry wiemy, ile owa usługa będzie kosztować),
• podział ryzyka (za zadania powierzone odpowiada zewnętrzny wykonawca).

 Ze zjawiskiem outsourcingu wiąże się bowiem ryzyko biznesowe, którego najważniejsze punkty to:

• możliwość nieuzyskania spodziewanych obniżek kosztów (niektóre zadania taniej jest wykonać samemu niż zlecić ich wykonanie firmom zewnętrznym),
• doprowadzenie do sporów z wykonawcą (zwłaszcza tych dotyczących jakości usługi i wysokości wynagrodzenia), jakich rozwiązanie może trwać latami,
• możliwość poniesienia znaczących strat wynikających z niesolidności zewnętrznych wykonawców,
• ryzyko wycieku poufnych danych przedsiębiorstwa.

 Najważniejsze informacje:

• Outsourcing (z angielska out – poza, source – źródło) polega na wydzielaniu i zleceniu podmiotom zewnętrznym (na przykład innym firmom) zadań, jakie dotychczasowo dokonywane były przez pracowników danego przedsiębiorstwa.
• Zlecanie działań, czyli właśnie outsourcing, może być powierzane zupełnie obcym podmiotom gospodarczym (na mocy kontraktu – umowy, porozumienia itp.), firmom należącym do tego samego koncernu lub spółkom-córkom.
• Outsourcing może mieć charakter pełny (likwidacja całego działu i przekazanie wskazanych obowiązków podmiotom zewnętrznym) lub selektywny (zlecenie wykonania jedynie wybranego zadania przez kontrahenta).
• Oddelegowywanie zleceń zewnętrznym wykonawcom najczęściej dotyczy takich działów, jak prawo, księgowość, logistyka czy reklama. Zasadniczo jednak outsourcing może dotyczyć wszelkich branż i sektorów rynku.
• Korzystanie z outsourcingu pozwala przedsiębiorstwom skoncentrować swą pracę na zasadniczych celach prowadzonej przez nie działalności. Mogą one w pełni skupić się na swych działaniach, zlecając zadania spoza ich branży firmom zawnętrznym.
• Outsourcing pozwala skorzystać z wiedzy eksperckiej (partnerzy know-how) i oddać dany obszar działań firmy w ręce najlepszych wykonawców z branży.
• Do głównych zalet outsourcingu zalicza się na przykład obniżenie i bardziej efektywną kontrola kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa (bo w końcu zlecając firmie wewnętrznej wykonanie konkretnych działań, z góry wiemy, ile owa usługa będzie kosztować).
• Ze zjawiskiem outsourcingu wiąże się także pewne ryzyko biznesowe. Dotyczy ono właściwie każdej współpracy nawiązywanej z zewnętrznymi kontrahentami – lecz w przypadku outsourcingu może silnie rzutować na reputację naszej firmy.
• Do najważniejszych wad outsourcingu zalicza się przede wszystkim ryzyko nieuzyskania spodziewanych obniżek kosztów (niektóre zadania taniej jest wykonać samemu niż zlecić ich wykonanie firmom zewnętrznym).
• Korzystanie z usług firm zewnętrznych często wiąże się z ryzykiem poniesienia znaczących strat wynikających z niesolidności zewnętrznych wykonawców i doprowadzenia do sporów kontrahentami.