Co musi zawierać faktura?

Faktura jest dokumentem, który potwierdza transakcję – sprzedaż towarów lub usług. Może być wystawiana w formie elektronicznej (e-faktura) oraz papierowej. Wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego

Faktury wystawia się w przynajmniej w dwóch egzemplarzach – jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Kto musi wystawić fakturę?

Jej wystawcą jest zawsze firma. Odbiorcą może być osoba prywatna, czyli konsument lub inny przedsiębiorca. Od 4 lat muszą ją wystawiać również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej dokumentowały transakcje przy użyciu rachunków.

W tym przypadku, obowiązek wystawienia faktury istnieje jednak tylko w momencie, gdy poprosi o niego nabywca. Kupujący ma 3 miesiące na wyrażenie takiego żądania (licząc od końca miesiąca dostawy towaru).

Standardowa faktura wystawiana przez VAT-owców powinna zawierać takie pewne podstawowe, ale stałe elementy. Są to:

1) dane sprzedawcy:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko sprzedawcy
• adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub inny odpowiedni numer identyfikacyjny

2) dane nabywcy:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko nabywcy
• adres nabywcy
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy (jeśli dotyczy)

3) numer i data faktury:

• unikalny numer faktury
• data wystawienia faktury

4) opis towarów lub usług:

• krótka charakteryzacja towarów lub usług, które są przedmiotem transakcji
• jednostka miary i ilość towarów lub czas trwania/usługi
• cena jednostkowa

5) cena całkowita:

• łączna kwota za dostarczone towary lub wykonane usługi

6) podział kwoty:

• w przypadku opodatkowania różnymi stawkami VAT (np. stawka podstawowa, obniżona) należy uwzględnić podział kwoty netto i VAT.

7) stawka VAT:

• wskazanie stawki podatku VAT, jaką zastosowano do towarów lub usług

8) dane dotyczące płatności:

• termin płatności
• sposób płatności (np. przelew bankowy)

9) dane dotyczące wystawienia faktury:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej do wystawienia faktury (jeśli dotyczy)

10) dodatkowe informacje:

• inne informacje, które mogą być wymagane przez przepisy prawne lub uzgodnione między stronami transakcji

Inne elementy dokumentu

Od 2013 roku nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze nazwy „Faktura VAT”. Co więcej,. nie istnieje konieczność wystawiania egzemplarzy oznaczonych jako „kopia” czy „oryginał”.

Na fakturze można także zamieścić inne, dodatkowe elementy – np. logo firmy.

To dokument, którego liczba elementów jest mniejsza niż w przypadku zwykłej faktury. Ma ona charakter podobny do paragonu. Dokumentuje się nią transakcje, które nie przekraczają kwoty 450 zł. Faktura uproszczona nie musi zawierać danych nabywcy.

Powinna posiadać takie elementy jak:

• data wystawienia,
• dane identyfikujące sprzedawcę towarów lub usług,
• dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia.

Czasem przedsiębiorca może wystawić dokument poświadczający transakcję, do której ostatecznie nie dochodzi, czyli puste faktury. Najczęściej występują one w kontekście przestępczości zorganizowanej przy wyłudzaniu nienależnego zwrotu podatku.

W takiej sytuacji, przedsiębiorca, który błędnie wystawi dokument powinien go anulować (o ile faktura nie została dostarczona nabywcy) lub wystawić korektę (należy ją wystawić, gdy dokument został już przekazany kupującemu).

Istnieje kilka rodzajów faktur, są to między innymi:

1) Faktura WZ

To dokument, który jest dowodem magazynowym i dokumentuje wydanie materiałów lub towarów z magazynu na zewnątrz firmy.

Powinien zawierać:

• nazwę dokumentu „Wydanie WZ”,
• numer,
• określenie obu stron transakcji,
• datę wystawienia i wydania towaru,
• nazwę,
• jednostkę miary,
• cenę jednostkową,
• wartość wydawanego towaru.

Co ważne, do każdej WZ przedsiębiorca musi wystawić fakturę albo inny dokument, który potwierdzi fakt przeprowadzenia transakcji.

2) Faktura handlowa przy imporcie i eksporcie

To dokumenty, z którymi mogą spotkać się firmy dokonujące transakcji z zagranicznymi kontrahentami mogą spotkać się z fakturami handlowymi. Faktura handlowa stosowana jest przy kontroli importu, wycenie oraz ustaleniu cła, przy imporcie i eksporcie towarów, imporcie usług oraz wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów. Określa się w niej przesyłane towary i ich wartość.

3) Specyficzna faktura przelewowa

Jest to dokument wystawiany z założeniem, że kontrahent opłaci go w późniejszym terminie, który jest określony na fakturze. Zwykle sporządza się go dla zaufanych firm, a wykonanie usługi lub dostarczenie towaru odbywa się jeszcze przed zapłatą.

4) Faktura wsteczna 

Chociaż w polskim prawie jest to zabronione, to niektóre firmy stosują tzw. fakturę wsteczną. Zostanie ona zakwestionowana przez urzędników w trakcie kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca może zostać ukarany finansowo.

5) Faktura – NP 

Taki dokument dotyczy transakcji nieopodatkowanych w Polsce i nie występuje na nim kwota VAT. Najczęściej występuje w przypadku eksportu usług, który opodatkowany jest w państwie nabywcy. Taka faktura pozwala na rozliczenie VAT identycznie jak standardowe stawki VAT. Dokumentem często posługują się freelancerzy, którzy pracują nad zleceniem dla klientów z zagranicy.

6) Faktura AdWords

To dokument, który służy rozliczeniu wydatków związanych z systemem reklamowym Google AdWords. Pobiera się ją ze swojego konta AdWords. Na niej zamieszczone są wszelkie płatności czy też żądania zapłaty z konkretnego okresu. Można ją rozliczyć w kosztach.

Jeszcze innym dokumentem związanym z rozliczeniami z Google jest faktura AdSense. Faktura znana jest przedsiębiorcom, którzy mają zyski z udostępniania miejsca na reklamy na własnych stronach internetowych. Wymaga to wystawienia Google faktury sprzedażowej na kwotę netto, bez zamieszczania na niej stawki i kwoty podatku VAT.

Dokument wystawia się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Nie trzeba go przesyłać Google. Przedsiębiorca musi przechowywać takie faktury w firmowej dokumentacji.

7) Faktura barterowa 

Faktura barterowa stosowana jest przy rozliczeniach bez udziału pieniędzy, kiedy dobrami wymieniają się dwie firmy. Wystawiana jest wtedy faktura – jedna firma dokumentuje przychód, a druga koszt. Na fakturach określa się podatek właściwy dla danych towarów bądź usług. W tym przypadku, podstawą opodatkowania VAT-em jest wartość rynkowa przedmiotów transakcji.

Dokument należy ująć w rejestrze VAT zakupów i VAT sprzedaży. Natomiast jeśli przedsiębiorca wymienia się z osobą prywatną, to faktura barterowa już nie może mieć miejsca.

8) Faktura marketingowa

To dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi. Faktura wystawiana jest w sytuacji uzyskania rabatu i zawiera kwotę rabatu naliczonego od faktur, które zostały już opłacone.

9) Faktura prowizyjna  

W przypadku rozliczeń w zakresie rozliczeń zawieranych z tytułu pośrednictwa finansowego, możemy się spotkać z fakturą prowizyjną. Ma ona na celu wypłatę kontrahentowi odpowiedniego wynagrodzenia wypłacanego na zasadzie prowizji. Tego typu działalność zwolniona jest z podatku VAT.

Powinna zawierać: dane obu stron, kwotę netto i brutto należnej prowizji, datę wystawienia, opis produktu lub usługi, termin płatności.

10) Faktura transportowa

Taki dokument używany jest przy wykonywaniu usług transportowych. Powinien zawierać identyczne dane jak standardowa faktura. Jednak w przypadku, gdy do rozliczenia VAT-u od usługi transportowej zobligowany jest nabywca (zazwyczaj przy świadczeniu usług dla zagranicznego kontrahenta) faktura transportowa koniecznie musi zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”. Stawka oraz kwota podatku nie muszą się na niej pojawić.