Strona główna

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu

Halszka Gronek

06 marca 2020

Podatnicy, którzy rozliczają się z podatku dochodowego liniowo lub według zasad ogólnych, mają możliwość pomniejszenia swej podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodów. Sprawdziliśmy, jakie wydatki kwalifikują się do odliczenia, jak odpowiednio je dokumentować i na co zwracać szczególną uwagę. Zapraszamy do lektury!

Spis treści:

1. Koszty uzyskania przychodu – definicja.
2. Jakie wydatki uznaje się za koszt uzyskania przychodu?
3. Jak dokumentować koszty?
4. Przykładowe koszty uzyskania przychodów.
5. Koszty uzyskania przychodu przed rozpoczęciem działalności.

Koszty uzyskania przychodu – definicja

Koszty uzyskania przychodu to nic innego, jak wydatki, które ponosi każdy podatnik, chcąc uzyskać przychodu z poszczególnego źródła.

Przychód – definicja

Terminem „przychód” określa się tę kwotę pieniężną, jaką dany użytkownik rynku uzyskał dzięki określonej transakcji lub działalności. Niemniej jednak przychód nie wyraża rzeczywistego zysku, jaki dana osoba osiągnęła dzięki podjętym czynnościom. Zysk określany jest mianem dochodu.

Z kolei koszty uzyskania przychodu to wszelkie opłaty związane z transakcją, dzięki którym mogliśmy otrzymać dochód.

Jako koszty uzyskania przychodu uznaje się także wszelkie wydatki oraz zakupy, jakich nabycie lub opłacenie przyczyniło się do utrzymania lub zapewnienia bezpieczeństwa oraz płynności źródła przychodów owego podatnika.

Koszty – nie tylko przedsiębiorcy

Warto zaznaczyć, iż możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodów nie jest przywilejem jedynie tych podatników, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą. Koszty takie ponoszą bowiem także podatnicy zatrudnieni na konkretny typ umowy. W takim przypadku mowa jest o uzyskiwaniu przychodów ze stosunku służbowego, ze zwykłego lub spółdzielczego stosunku prac, jak również z pracy nakładczej.

JAKIE WYDATKI UZNAJE SIĘ ZA KOSZT UZYSKANIA PRZYCHODU?

Obecnie obowiązujące przepisy prawne ustaw podatkowych nie wyszczególniają wydatków, jakie mogą być uznawane za obligujące koszty uzyskania przychodów. Polskie ustawy podatkowe przedstawiają jednak katalog wydatków, które za takie koszty uzyskania przychodów nie mogą być uznane. Są to m. in. nabycie gruntów lub prawa do ich wieczystego użytkowania, koszty spłaty pożyczek i innych zobowiązań, składki na ubezpieczenia zdrowotne czy kary i grzywny pieniężne.

W przypadku osób fizycznych katalog wydatków niemożliwych do uznania za koszty uzyskania przychodów określa Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oto najważniejsze zapisy tegoż dokumentu:

PODSTAWA PRAWNA

Art. 23. Definicja negatywna kosztów uzyskania przychodów

1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
1) wydatków na:
a) nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
b) nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części,
c) ulepszenie środków trwałych, które […] powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych
– wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych […] są jednak kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z odpłatnego zbycia rzeczy określonych w art. 10 […] oraz gdy odpłatne zbycie rzeczy i praw jest przedmiotem działalności gospodarczej, a także w przypadku odpłatnego zbycia składników majątku związanych z działalnością gospodarczą […] bez względu na czas ich poniesienia;
2) (uchylony)
3) (uchylony)
4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego […] w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
a) 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym [….];
b) 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych;
5) strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych [….].

Źródło: Dz.U.2019.0.1387 t.j. – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

Z kolei katalog wydatków pozakoszowych dla osób prawnych znajdziemy w Ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Poniżej przytaczamy najważniejsze punkty aktu prawnego:

PODSTAWA PRAWNA

Art. 16. Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu

1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

[…]

8) wydatków na objęcie lub nabycie udziałów albo wkładów w spółdzielni, udziałów (akcji) oraz papierów wartościowych, a także wydatków na nabycie tytułów uczestnictwa w funduszach kapitałowych; wydatki takie są jednak kosztem uzyskania przychodu z odpłatnego zbycia tych udziałów w spółdzielni, udziałów (akcji) oraz papierów wartościowych, w tym z tytułu wykupu przez emitenta papierów wartościowych, a także z odkupienia albo umorzenia tytułów uczestnictwa w funduszach kapitałowych […];
8b) wydatków związanych z nabyciem pochodnych instrumentów finansowych – do czasu realizacji praw wynikających z tych instrumentów albo rezygnacji z realizacji praw wynikających z tych instrumentów albo ich odpłatnego zbycia – o ile wydatki te […] nie powiększają wartości początkowej środka trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych;

[…]

Źródła: Dz.U.2019.0.865 t.j. – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

Wskazówka dla podatnika

Ustalenie wydatku, który może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, nie jest łatwym zadaniem dla podatnika. By odpowiednio zakwalifikować wydatek jako koszt uzyskania przychodu, należy pamiętać przede wszystkim o samej definicji owych kosztów.

Jak już wiemy, kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki, jakie poniesiono w celu osiągnięcia przychodów, lecz i zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Podatnik musi więc pamiętać o tym, że za koszty utrzymania przychodu uznaje się tylko te wydatki, których bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnik zdoła wykazać.

JAK DOKUMENTOWAĆ KOSZTY?

Każdy podatnik, któremu zależy na dobrych relacjach z urzędem skarbowym, musi pamiętać o tym, by należycie i odpowiednio udokumentować dokonywanie wydatków, jakie w późniejszym czasie będzie chciał „wrzucić w koszty” – czyli wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

To, jak poprawnie dokumentować takowe wydatki, bezpośrednio określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Poniżej przytaczamy podstawowe zapisy tegoż aktu prawnego dotyczące prawidłowego sposobu dokumentowania kosztów uzyskania przychodu.

PODSTAWA PRAWNA

3. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody, d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3) inne dowody […] stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymier- ny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

§ 12. Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat […].

§ 13. 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544)

Dokumentowanie kosztów – w pigułce

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dokumenty, które mogą udowadniać poniesienie wydatków firmowych, uznaje się:

1. faktury VAT;

2. faktury VAT RR;

3. faktury VAT MP;

4. faktury korygujące;
5. noty korygujące;

6. rachunki;

7. dokumenty celne;

8. dzienne zestawienia dowodów sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

9. noty księgowe;

10. dowody przesunięć;

11. dowody opłat pocztowych i bankowych;

12. inne dowody opłat (w tym tych z nich, jakich dokonuje się na podstawie książeczek opłat);

13. dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (zawierające co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron operacji, datę wystawienia dowodu i czas dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość i liczbowe określenie, a także podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych).

Podatniku, pamiętaj!

Warto także wspomnieć o tym, iż dokumenty, jakie stanowić będą podstawę do zapisu kosztów uzyskania przychodów, powinny być sporządzone w języku polskim – w sposób kompletny oraz w pełni zrozumiały. Wszelkie umieszczane na fakturach nazwy skrótowe (np. PHU – Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe), powinny być powszechnie znane i możliwe do rozkodowania. Jeśli natomiast kwota, na jaką wypisano dany dokument, uiszczona została w walucie innej niż polskie złote, należy podać wartość jej przeliczenia na PLN – zgodnie z przepisami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

PRZYKŁADOWE KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW

Jak już wiemy, kosztem uzyskania przychodów może zostać niemal każda rzecz, jakiej sensowność zakupu w celach biznesowych podatnik zdoła wykazać.

Za te najczęściej „wrzucane w koszta” wydatki uznaje się jednak:

1. zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych;

2. wyrób pieczęci firmowej;

3. wykupienie domeny internetowej;

4. koszt najmu oraz utrzymania lokalu użytkowego;

5. usługi księgowe;

6. opłaty bankowe;

7. opłaty za telefon służbowy;

8. zakup sprzętu komputerowego;

9. Zakup oraz utrzymanie samochodu służbowego.

PODSTAWA PRAWNA

§ 13. 2. Dowody […] mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielar- skich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych […];

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbo- wych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłat sądowych i notarialnych;

9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544)

KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU PRZED ROZPOCZĘCIEM DZIAŁALNOŚCI

Każdy przedsiębiorca który decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej, musi liczyć się ze sporymi koszami rozkręcenia własnego biznesu.
Pomocą w takiej sytuacji może okazać się możliwość włączenia owych wydatków w koszty uzyskania późniejszego przychodu przez przedsiębiorcę.

Jeżeli wydatki, jakie wygenerował podatnik jeszcze przez otwarciem działalności gospodarczej, spełniają wymogi uznania ich za koszty uzyskania przychodów, bez trudu będzie można je „wrzucić w koszty”. Sytuacja ta nie dotyczy jednak zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Nabycie wskazanych powyżej produktów nie stanowi bowiem w takim wypadku bezpośredniego kosztu. Wartość tychże zakupów należy ująć w tzw. spisie natury, jaki sporządza się w dzień otwarcia firmy.

Koszty firmowe związane z wydatkiem na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, będą zwiększać koszty firmowe dopiero przy sporządzeniu końcowego spisu z natury – w przypadku dodatniej różnicy remanentowej.