Niezapłacona faktura

Julia Wierciło

12 września 2023

Niezapłacona faktura może być sporym problemem, zarówno dla osoby dłużnej, jak i dla strony czekającej na uregulowanie opłat za towary lub usługi. Kłopoty finansowe związane z innymi zobowiązaniami mogą skutecznie zablokować możliwość opłacenia aktualnych potrzeb. Sprawdźmy co grozi dłużnikowi za niezapłaconą fakturę, a także jak bronić się przed tego typu sytuacją w przypadku osoby wystawiającej dokument. Porównajmy sposoby, dzięki którym zgłoszenie dłużnika i odzyskanie środków będą możliwe.

Spis treści:

Co grozi za niezapłaconą fakturę?
Niezapłacona faktura - jak się przed tym chronić?
Jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę?
Brak zapłaty za fakturę - gdzie zgłosić?
Podatek dochodowy i podatek VAT a niezapłacona faktura

Zwiń spis treści

Co grozi za niezapłaconą fakturę?

Zamawiając konkretny towar lub korzystając z usług jesteśmy zobowiązani do uiszczenia płatności o odpowiedniej kwocie na podstawie otrzymanej faktury. Nieopłacenie faktury może wiązać się z kilkoma aspektami, z których należy zdawać sobie sprawę.

Za niezapłaconą fakturę grozi:

odpowiedzialność karna,
wzrost kwoty – przez opóźnienie mogą wystąpić odsetki i kary umowne,
utrata zaufania u osób, z którymi współpracujemy,
umieszczenie naszych danych w rejestrze dłużników BIG,
uruchomienie czynności windykacyjnych,
trafienie naszej sprawy do sądu.

W sytuacji, gdy brak zapłaty za świadczone usługi lub dostarczone produkty wynika z wprowadzenia drugiej strony transakcji w błąd, przy jednoczesnej wiedzy o tym, że faktura nie zostanie uregulowana, istnieje możliwość, że dłużnik będzie mógł być poddany odpowiedzialności zgodnie z przepisami zawartymi w artykule 286 Kodeksu Karnego, uchwalonym dnia 6 czerwca 1997 roku.

Niezapłacona faktura - jak się przed tym chronić?

Regularne i terminowe uregulowanie zobowiązań finansowych stanowi fundament właściwego funkcjonowania każdej firmy. Dlatego warto podejmować wszelkie działania, aby zachować płynność finansową i unikać pułapki zadłużenia. Sprawdźmy, które z tych sposobów mogą pomóc w uniknięciu powstania długów.

Co robić aby uniknąć problemów ze spłatą faktur:

systematycznie analizujmy zarówno swoje osobiste finanse, jak i finanse firmy,
planujmy budżet z wyprzedzeniem, zawsze pamiętając o zachowaniu rezerwy gotówkowej na ewentualne niespodzianki finansowe,
prowadźmy dokładny rejestr wszystkich faktur, uwzględniając w nim terminy płatności,
organizujmy swój czas i wydatki,
jeśli przewidujemy problemy z terminowym rozliczeniem, zawsze komunikujmy to z wyprzedzeniem drugiej stronie umowy. Możemy poprosić o wydłużenie terminu płatności lub rozłożenie jej na raty,
zastanów się nad opcją faktoringu – to sposób na zabezpieczenie płynności finansowej firmy.

Warto też podkreślić, że współpraca i komunikacja z dostawcami oraz klientami może pomóc w rozwiązywaniu ewentualnych problemów z płatnościami. Niezawodna relacja biznesowa oparta na wzajemnym zaufaniu jest kluczem do sukcesu.

Jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę?

Jeżeli znaleźliśmy się w sytuacji, w której nasz klient nie chce uiścić płatności należy podjąć odpowiednie kroki. Być może dzięki nim będziemy w stanie uporać się z nieuczciwą osobą. Sprawdźmy co możemy zrobić aby odzyskać nasze pieniądze.

Niezapłacona faktura a odzyskanie pieniędzy:

przypomnienie o płatności – przed rozpoczęciem kroków prawnych warto spróbować zwykłego przypomnienia dotyczącego opłacenia zaległej faktury. Takie powiadomienie może przynieść upragniony skutek,
przedsądowe wezwanie do zapłaty – zapisane w sposób formalny wezwanie do zapłaty powinno zawierać krótką i klarowną informację,
ostrzeżenie o wpisie danych do BIG – taki wpis wiąże się z trudnością dłużnika w otrzymaniu kolejnych zobowiązań. Może być skuteczną metodą w próbie odzyskania naszych środków,
skorzystanie z usług firmy windykacyjnej – w niektórych sytuacjach potrzebna jest profesjonalna pomoc. Specjaliści z zakresu windykacji posiadają wiedzę, a także narzędzia, które pomagają im w walce z dłużnikami,
pozew w trybie postępowania nakazowego – dzięki niemu dłużnik otrzyma od sądu nakaz zapłaty. Możemy skorzystać także z opcji e-Sądu. W obu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest zgłoszenie naszej sprawy do specjalisty, który pomoże nam uporać się z przykrą sytuacją.

Brak zapłaty za fakturę - gdzie zgłosić?

Gdzie można zgłosić sytuację braku uregulowania faktury? W przypadku opóźnienia w płatności faktury przez klienta, wierzyciel ma możliwość zawiadomienia odpowiednich instytucji, w tym:

Biura Informacji Gospodarczej,
wybranej firmy specjalizującej się w windykacji lub kancelarii prawnej,
sądu,
komornika,
organów ścigania – jeśli brak płatności przez klienta wynikał z oszustwa, zgodnie z definicją zawartą w art. 286 Kodeksu Karnego, uchwalonego dnia 6 czerwca 1997 roku.

Podatek dochodowy i podatek VAT a niezapłacona faktura

Przepisy dotyczące podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług nakładają na sprzedawców obowiązek opodatkowania, nawet jeśli płatność realizowana przez kontrahenta jest opóźniona. Oznacza to, że mimo niezapłaconej faktury mamy obowiązek opłacić odpowiednie podatki.

Mimo tego, istnieje pewne rozwiązanie, które nazywa się ulgą na złe długi. Jest to rozwiązanie, które pozwala na dokonanie korekty podatku należnego (lub podatku naliczonego w przypadku wierzyciela) w sytuacjach, gdy faktura nie została uregulowana. To rozwiązanie jest stosowane zarówno w przypadku podatku dochodowego (czyli PIT i CIT), jak i w przypadku podatku VAT. Oznacza to, że istnieją sytuacje, które pozwalają uniknąć płatności podatku od faktur, które pozostają nieuregulowane.